修理品管理とは？紙の台帳・Excel・専用システムの比較と、修理店の選び方
そのまま使える修理台帳（Excel）
Excel 2016以降・Googleスプレッドシート対応。記入例3行入り。改変・社内配布は自由です。
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1. 修理品管理で記録する項目
| 項目 | 何のために書くか |
|---|---|
| 受付番号 | 通し番号。お預かりタグと控えに同じ番号を書く。取り違えを防ぐ一番の基本 |
| 受付日 | お預かりした日。納期の起点になる |
| お客様の名前・電話番号 | 連絡先。電話番号で過去の修理を探せるようにしておく |
| 品目・品名・特徴 | 「エレキギター／ストラトタイプ 黒」のように、他の預かり品と見分けがつく書き方で |
| 症状・ご要望 | お客様の言葉のまま。「音が出ない」「かかとが片減り」 |
| お預かり時の状態 | キズ・欠品・付属品。お返しのときに揉めないための記録 |
| 見積金額と承認日 | いくらで、いつお客様が承認したか。空欄なら「返事待ち」 |
| 納期(予定) | お客様に伝えた仕上がり予定日 |
| 状態 | お預かり中 → 見積もり済み → 修理中 → 作業完了 → ご連絡済み → お渡し済み |
| 作業内容・部品 | 何をしたか、何を使ったか。次回の来店で「前回はここを直しました」と言える |
| 担当 | 誰が作業したか。複数人のお店では必須 |
| お渡し日・会計 | いつ渡して、いくら受け取ったか。売上の集計はここから |
一番効くのは「受付番号」です。台帳と品物と控えに同じ番号があるだけで、取り違えはほぼ起きなくなります。
受付の場でお客様と一緒に書く紙の様式（1件1枚の受付票）は、「修理受付票・修理伝票の書き方」で解説し、PDFとExcelのテンプレートを配布しています。この台帳と受付票の2つで、紙・Excelでの修理品管理は一通りそろいます。
2. よくある失敗と、その原因
取り違え
同じ品目を複数預かると、控えの紙だけでは誰の物か追えなくなる。受付番号を品物にも付けることで防げる。
連絡忘れ
仕上がったのに連絡を忘れ、品物が棚に残り続ける。「作業完了（未連絡）」という状態を台帳に持ち、その行を毎朝見るだけで減る。
承認待ちで止まる
見積もりを電話で伝えて折り返しを待つ間、作業に入れない。承認日の欄を作り、空欄の行に翌日もう一度連絡する。
履歴が残らない
お渡し済みの伝票を捨てると、次の来店で「前回どこを直したか」を聞き直すことになる。台帳の行は消さずに残す。
伝票が見つからない
紙の伝票は「作業中の品物の近く」に置かれて散らばる。台帳は1か所にまとめ、伝票は番号だけで引けるようにする。
3. 紙の台帳・Excel・専用システムの比較
| 比べること | 紙の台帳 | Excel・スプレッドシート | 専用システム |
|---|---|---|---|
| 費用 | ノート代のみ | 無料(Excel・Googleスプレッドシート) | 無料〜月数千円 |
| 始めやすさ | 今日から | 今日から(テンプレートがあれば) | 登録して当日から |
| 取り違え防止 | 番号を手書き | 番号を手書き+検索で探せる | 番号・タグを自動発行 |
| お客様への連絡 | 電話 | 電話(台帳を見ながら) | 状態を変えると自動でLINE・メール |
| 見積もりの承認 | 電話で口頭 | 電話で口頭 | お客様がスマホでワンタップ |
| 履歴の検索 | ページをめくる | 電話番号で検索 | お客様ごとに自動でまとまる |
| 複数人での利用 | 1冊を回す | クラウドに置けば同時編集できる(OneDrive・Googleスプレッドシート) | 全員が同じ画面 |
| スマホ・タブレット | 使えない | 開けるが、列が多いと見づらい | スマホの画面に合わせた入力欄で使える |
| 売上の集計 | 手計算 | 関数で可能 | 自動 |
紙とExcelの差は「探せるかどうか」、Excelとシステムの差は「連絡を自分でするかどうか」です。専用システムどうしを比べるときに確かめる点は「修理管理システムの選び方」にまとめています。
4. 道具の選び方
店にある品物を、頭で覚えていられるうち
紙の台帳かExcelで足ります。大事なのは道具より「受付番号を品物に付ける」「状態の欄を持つ」の2つです。
台帳を開かないと、店にある品物が分からなくなったら
Excelが向いています。電話番号で履歴を引けるようになり、状態で絞り込めば手元にある品物だけを見られます。連絡は電話のままなので、ここが一番の手間になります。
連絡と履歴の検索に時間を取られ始めたら、またはスタッフが2人以上になったら
連絡と履歴を自動で残す専用システムの方が手が減ります。目安は「見積もりの承認と完了の連絡を、毎日電話でしている」状態になったら、です。
5. 無料の修理品管理台帳(Excelテンプレート)
- 受付のたびに1行足し、受付番号をお預かりタグにも書きます。
- 列の意味、状態の決め方、フィルターや行の色分けの使い方、毎日の運用は「修理管理をExcelで行う方法」に詳しくまとめています。
- お客様から「進めてよい」と返事をもらったら「見積承認日」を入れます。見積もりを伝えて、まだ空欄の行が返事待ちです。
- 作業が終わったら状態を「作業完了（未連絡）」にし、連絡したら「ご連絡済み」へ。
- お渡し済みの行は消さずに残します。それが履歴になります。
6. 実際にRepair Karteを使ってみる
件数が増えたり、スタッフが2人以上になったりすると、台帳そのものより「お客様への連絡」と「履歴の検索」に時間を取られるようになります。専用システムはその2つを自動にするための道具です。
Repair Karteは、楽器修理の現場で使うために作られた修理品管理システムです。受付のカルテとお客様ごとの履歴(すべてのプラン)、見積もりのスマホでの承認と進捗のLINE・メール通知(スタンダード以上)、お渡しのお会計(POS)と商品・在庫(すべてのプラン)、レジ連携(プロ)までをブラウザだけで行えます。フリープランは受付が月100件まで・スタッフ1名で、クレジットカードの登録なしにずっと無料です。お客様へのLINE・メールの自動連絡はスタンダードプランから。新規登録から30日間は、プロプランの全機能を無料で試せます。料金とプランの比較
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