修理完了の連絡忘れをなくす方法｜未連絡・未返却を溜めない仕組みと、無料の連絡記録表
連絡していない品物が毎朝わかる
「作業完了（未連絡）」の件数が一覧に出ます。LINE・メールの自動連絡はスタンダードプランから。
フリープランは受付が月100件まで無料
無料で始める1. 実際にあった連絡忘れ：完了から約1か月、お客様は知らなかった
完了の電話をかけたが、不在だった
ある修理が終わり、お客様に完了の電話をかけました。お客様は不在で、電話はつながりませんでした。
「連絡済み」だと思い込んだ
電話はかけたので、連絡は済んだものと思い込みました。かけ直さないまま、日が過ぎていきました。
約1か月後、お客様から電話が来た
「修理はいつ終わりますか」という問い合わせでした。紙の伝票ではその場で答えられず、「確認して折り返します」と伝えて、いったん電話を切りました。
伝票を探したが、連絡の記録はどこにも無かった
お名前と電話番号を手がかりに、紙の伝票の束から1枚を探し出しました。けれども、いつ電話をかけたのかは伝票に書かれておらず、記憶にも残っていませんでした。
修理はとうに終わっていました。それをお客様が知ったのは、完了から約1か月後、ご自身で電話をかけたときです。どの楽器の修理だったかは、今ではもう分かりません。
2. 修理完了の連絡忘れは、なぜ起きるのか
「かけた」と「伝わった」が同じ扱いになっている
電話をかけた時点で、頭の中では用事が済みます。出なかった電話も、出た電話も、かけた本人の記憶では同じ「連絡した」です。BOW の件で抜けたのは連絡そのものではなく、つながらなかった電話のかけ直しでした。
結果を書く場所が無い
紙の伝票にも台帳にも、「完了」の欄はあっても「いつ・何で連絡して・どうだったか」の欄はたいていありません。書く場所が無いものは、記憶にしか残りません。
直った品物は、誰も困らせない
修理中の品物は納期が迫れば目に入ります。直って棚に置かれた品物は、店の中では片付いた仕事です。困っているのはお客様だけなので、店の側からは気づくきっかけがありません。
「気をつける」では防げない、ということです。防ぐには、終わりの線を引き直すこと(3章)と、店の側から気づく時間を作ること(4章)の2つが要ります。
3. 仕組みの1つ目：「伝わった」まで終わりにしない
| 結果 | どういうときか | 次にすること |
|---|---|---|
| 伝わった | ご本人と話せた。または、LINE・メールに返信があった | 状態を「ご連絡済み（引取待ち）」に変える |
| 不在 | 電話に出なかった。LINE・メールに反応が無い | 状態はそのまま。次にかける日を決める |
| 伝言 | 留守番電話に入れた。ご家族や職場の方に伝えた | 状態はそのまま。ご本人に届いたかは分からないので、もう一度確かめる |
- 状態は2つに分ける。「作業完了（未連絡）」と「ご連絡済み（引取待ち）」です。「完了」の1つしか無いと、直ったことと伝わったことの区別が付きません。状態の決め方の全体は「修理の進捗管理」の2章にあります。
- 「不在」と「伝言」では状態を動かさない。BOW の件は、不在の電話で状態が(頭の中で)「連絡済み」に進んだことが始まりでした。
- 書くのは3つだけ。月日・手段・結果です。文章で書こうとすると続きません。6章の記録表は、この3つを丸と略号で書けるようにしてあります。
4. 仕組みの2つ目：毎朝、「伝わっていない品物」だけを見る
直ったのに「伝わった」の印が無い品物
今日、連絡する相手です。前回が「不在」なら時間帯を変え、2回続いたら手段を変えます(5章)。
伝わったのに、お渡しが済んでいない品物
何日たったら再度連絡するかを、お店で先に決めておきます。線の決め方は「修理の進捗管理」の3章にまとめています。
開店前に表を1枚見るだけなので、時間はかかりません。大事なのは、「誰が・いつ見るか」を決めて、連絡の仕事を記憶から表に移すことです。
5. 電話がつながらないときの進め方
時間帯を変える
平日の昼に出なかった方に、翌日の同じ時間にかけても出ません。夕方、または土日に変えます。受付のときに「つながりやすい時間帯」を聞いて書いておくと、1回目から当たります。
手段を変える
電話に2回出なかったら、文字で送ります。SMS(ショートメッセージ)、LINE、メールのどれかです。文字は相手の都合のよいときに読めて、送った日時がこちらにも残ります。
留守番電話には、用件と折り返し先を全部入れる
「またかけます」だけでは、お客様は何の電話か分かりません。店名・品物・修理が終わったこと・営業時間・電話番号を入れます。それでも記録は「伝言」です。
いちばん効くのは、受付の時点で決めておくことです。「仕上がりの連絡は何でお送りしましょうか」「お電話なら何時頃がよいですか」の2つを聞き、受付票に書きます。修理受付票・修理伝票のテンプレートには、そのための「連絡方法・時間帯」の欄があります。連絡の文面の型は「修理の進捗管理」の5章に載せています。
6. 完了連絡の記録表（無料テンプレート・PDF）
使い方
- 修理が終わったら、その日のうちに1行足します。置き場所は電話の横か、完了品の棚です。
- 連絡するたびに1回分を書きます。つながらなかった回も書きます。
- 毎朝、「伝わった」の印が無い行と、お渡し日が空いている行だけを見ます。
- 1枚の全部の行にお渡し日が入ったら、月ごとにとじて保管します。
Excel で管理しているお店は、修理管理台帳に「連絡日」「手段」「結果」の3列を足せば、同じことができます。「結果」はドロップダウンで3つから選ぶ形にします。
7. よくある失敗
「完了」の印ひとつで済ませる
伝票に「済」と書いた時点で、直ったのか、伝えたのか、渡したのかが区別できなくなります。少なくとも「直った」と「伝わった」は別の印にします。
連絡はまとめて週末に
まとめるほど1件ずつの記憶は薄れ、どれにかけたか分からなくなります。連絡は、直したその日に、直した人がするのがいちばん抜けません。
かけ直しを付箋で管理する
付箋は剥がれ、重なり、いつ貼ったか分かりません。かけ直しが要る品物は、表の1行として残します。
連絡先を電話番号しか聞いていない
日中に電話へ出られない方は少なくありません。受付のときに、電話以外の手段(LINE・メール・SMS)を1つ聞いておきます。
8. 実際にRepair Karteを使ってみる
- 「送った」では状態が進まない。状態を「作業完了（未連絡）」にすると、お客様の LINE かメールに完了の連絡が自動で届きます(スタンダード以上)。状態が「ご連絡済み（引取待ち）」に進むのは、お客様が「確認しました」を押したとき(または受け取りの来店日を予約したとき)です。電話で伝えた場合は、お店が手で進めます。
- 伝わっていない品物は、一覧に残り続ける。「作業完了（未連絡）」のまま日数が過ぎた案件は、ダッシュボードの「要対応」に出ます(日数はお店で変えられます)。
- いつ・何を送ったかは、カルテに残る。お客様から電話が来たら、受付番号・お名前・電話番号のどれかで検索して、その場で答えられます。
フリープランは受付が月100件まで・スタッフ1名で、クレジットカードの登録なしにずっと無料です。お客様へのLINE・メールの自動連絡はスタンダードプランから。新規登録から30日間は、プロプランの全機能を無料で試せます。料金とプランの比較。業種ごとの使い方はこちら。
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