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電子帳簿保存法と修理店｜請求書・領収書をPDFやメールで受け渡すときの保存のしかた（発行側・受け取る側）

部品をネットで注文して領収書をダウンロードする、見積書や請求書をPDFで送る。こうした「データでのやりとり」は、データのまま残す決まりがあります。小さな修理店がすることを、場面ごとにまとめました。

公開日 2026年11月2日・執筆 Repair Karte

1. 要点

メールやネットで受け取った・送った請求書や領収書(電子取引)は、2024年1月から、データのまま保存することになっています。
印刷して紙で残すだけでは足りません(紙の書類は、これまでどおり紙で残せます)。
残し方の決まりは「改ざんを防ぐ」と「探せるようにする」の2つ。小さなお店は、事務処理規程とファイル名のつけ方で対応できます。
売上が一定以下のお店は、税務署からデータを見せるよう求められたときに応じられれば、探せるようにする決まりの一部が要らなくなります。
具体的な扱いは、税理士か税務署に確認してください。

2. 修理店で電子帳簿保存法が関係する場面

電子帳簿保存法には3つの区分がありますが、どのお店にも関係するのは「電子取引」です。修理店の場面に置き換えると、次のようになります。

場面	お店の立場	区分
部品・材料をネットで注文し、領収書をサイトからダウンロードする	受け取る側	電子取引(データで残す)
仕入れ先から、請求書のPDFがメールで届く	受け取る側	電子取引(データで残す)
お客様に、見積書・請求書・領収書のPDFをメールやメッセージで送る	送る側	電子取引(送ったデータを残す)
紙で受け取った領収書を、スキャンしてデータで残したい	受け取る側	スキャナ保存(したいお店だけ。紙のまま残してもよい)
帳簿を会計ソフトで作っている	自分で作る	電子帳簿等保存(したいお店だけ。印刷して残してもよい)

3. データで受け取った物を、印刷だけで済ませない

データで受け取った請求書・領収書は、2024年1月1日から、データのまま保存することになっています。以前のように、印刷して紙をとじておくだけでは足りません。送る側も同じで、PDFで送った見積書・請求書・領収書は、送ったデータを残します。

反対に、紙で受け取った領収書や、店頭で手渡しした紙の領収書の控えは、これまでどおり紙のまま保存できます。データにしたいお店だけが、スキャナ保存の決まりに沿ってデータにします。

4. 残し方の2つの決まり

改ざんを防ぐ(真実性)

次のどれか1つを行います。小さなお店で取り入れやすいのは、最後の「事務処理規程」です。

タイムスタンプが付いたデータを受け取る
受け取ったあと、すぐにタイムスタンプを付ける
直したり消したりした記録が残る(または直せない)仕組みで受け取り・保存する
直したり消したりしないための決まり(事務処理規程)を作って備え、そのとおりに運用する

探せるようにする(可視性)

「取引の日付・金額・取引先」で探せるようにしておきます。ファイル名にこの3つを入れるか、一覧表(索引簿)を作るやり方があります。あわせて、保存したデータをパソコンの画面やプリンターですぐに見せられるようにしておきます。

2年前(基準期間)の売上高が5,000万円以下のお店は、税務署からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしておけば、この「探せるようにする」決まりは要らないとされています。また、決まりどおりに保存できなかったことに相当の理由があるお店は、データを残したうえで、求められたときにダウンロードと印刷した物の提示に応じられれば足りる猶予の扱いもあります(仕組みが整っているのに特段の事情なく保存していない場合は認められない、とも案内されています)。

5. 小さな修理店のやり方

置き場所を1つ決める

パソコンかクラウドの保存場所に「電子取引」のフォルダを作り、年ごと・月ごとに分けます。受け取った物も送った物も、ここに入れます。

ファイル名に、日付・金額・取引先を入れる

例: 「20261102_サンプル部品店_3300.pdf」。こうしておくと、日付・金額・取引先で探せます(検索の決まりを満たすやり方の1つ)。

改ざんしない決まりを書いて備えておく

データを勝手に直したり消したりしないための「事務処理規程」を作って、お店に備えておきます。国税庁が個人事業者用・法人用のひな形(Word)を出しています。

送った見積書・請求書のPDFも同じ場所へ

お客様にPDFを送ったら、送ったファイルを同じ決まりで保存します。

ときどき控えを取る

パソコンの故障に備えて、外付けの記憶装置やクラウドにも写しを取っておきます。

6. どのくらいの期間残すか

データで受け取った・送った請求書や領収書は、紙の書類と同じく、それぞれの税法で決められた期間保存します。法人は7年(欠損金が出た事業年度は10年)です。個人事業は、書類の種類や申告のしかたで5年か7年ですが、消費税の課税事業者が保存する請求書などと、出したインボイスの写しは7年です。迷うときは7年残しておき、税理士か税務署に確かめてください。

インボイスを出したお店が、インボイスの写しを7年間保存する決まりもあります。請求書・領収書の書き方は「インボイス対応の請求書・領収書の書き方」にまとめています。

7. Repair Karteで出した書類の控え

Repair Karteで発行した請求書・領収書は、カルテに控えとして残り、いつでも同じ内容を表示・印刷し直せます。「PDF を開く」で、お客様に送ったPDFと同じものを、上のフォルダに保存しておけます。

修理のデータはCSV出力(スタンダード以上)で条件を絞ってExcelで開ける形に書き出せ、お店のデータは毎日自動でバックアップされます(すべてのプラン)。

8. 出典

2026年11月時点に、次の公的なページで確かめた内容です。制度は変わることがあるので、使う前に最新のページを見てください。

この記事は、国税庁が公表している内容を紹介する一般的な情報です。保存のしかたや期間はお店の形によって変わることがあるので、実際の対応は税理士か税務署に確認してください。

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