出張修理・訪問修理の受付と管理の方法｜電話で聞くこと・現場で残すこと・道具の選び方
ピアノの調律、家具や家電の出張修理、学校や教室への訪問点検。お客様のところへ行って直す仕事は、店で待つ修理とは手間のかかる場所が違います。電話で聞いた住所を書き写し、現場で見積書と同意書を手書きし、帰ってから入力し直す。このページでは、出張修理・訪問修理の受付で聞いておくこと、現場で決めて残すこと、受付から完了までの流れ、管理の道具の選び方を順番にまとめました。
1. 出張修理で手間がかかる場所
店に持ち込まれる修理は、受付も見積もりもお渡しも店の中で済みます。お客様のところへ行く仕事は、それが電話・移動・現場・店に分かれます。
- 住所の書き写し。電話で聞いた住所を手帳やカレンダーに書き、当日また地図アプリに打ち直します。
- 現場の紙。見積書と同意書をその場で手書きし、サインをもらって持ち帰ります。
- 帰ってからの入力し直し。現場で書いたことを、店の台帳やパソコンに写します。
- 続きの訪問。部品を取り寄せてもう一度行く修理や、持ち帰った修理が、どこまで進んだか分からなくなります。
どれも「同じことを2回書く」ことから生まれる手間です。聞いたことと決めたことを、1つの記録に1回だけ書けば減らせます。
2. 電話で聞いておくこと
行ってから困ることは、ほとんどが電話で聞けたことです。次の7つを聞いて、訪問の予定として残します。
| 聞くこと | なぜ聞くか |
|---|---|
| お名前と電話番号 | 当日の連絡と、2回目からの呼び出しに使います。電話番号で過去の修理をまとめておくと、前回どこへ行き、何をしたかがすぐ分かります。 |
| 訪問先の住所 | 建物名・部屋番号まで。聞いた住所をそのまま地図アプリで開ける形で残しておくと、打ち直しが要りません。 |
| 日時(決まっていなければ「未定」) | 電話の時点で決まらないことはよくあります。決まっていない予定も、忘れないよう一覧に残しておきます。 |
| 現場のこと | 駐車場の有無、オートロック、立ち会う人、作業できる時間帯など。行ってから困ることを先に聞いておきます。 |
| 品物と症状 | 何を直すのか、どんな状態か。持っていく部品や道具が決まります。 |
| 出張費と、直さなかったときの扱い | 点検だけで修理を見送ったときも出張費がかかるなら、電話の時点で伝えておきます。 |
| 担当 | 2人以上で回っているお店は、誰が行くかを予定と一緒に残します。 |
3. 現場で決めて残すこと
現場で決めたことは、その場で残します。あとで書こうとすると、抜けや食い違いが出ます。
| 残すこと | 決め方 |
|---|---|
| 作業の内容と金額 | 見て決めた作業と金額を、出張費を含めて1枚にまとめ、了承をもらってから始めます。作業中に別の不具合が見つかったら、あらためて相談します。 |
| 同意事項 | 料金、出張費、作業の範囲、その場で直らずに持ち帰るとき、個人情報の扱い。毎回同じ文で確かめてもらえるよう、店の文を1つ決めておきます。 |
| サイン | 金額と同意事項を確かめたしるしとして、その場でもらいます。紙なら控えを渡し、店の分を持ち帰ります。 |
| その場で終わらなかったとき | 品物を持ち帰って店で直すのか、部品を取り寄せてもう一度行くのか。どちらにしたかと、次の訪問の日時を同じ記録に残します。 |
4. 受付から完了までの流れ
電話の時点では予定だけ、修理の記録は現場で作る。こう分けておくと、行く前に取り消しになった予定が記録に残りません。
電話で予定を入れる
2章のことを聞き、訪問の予定だけを入れます。この時点では、まだ修理の記録(カルテ)は作らなくて構いません。行く前に取り消しになることもあるからです。
前日に確かめる
日時と住所、駐車場、立ち会う人を、前日に電話かメッセージで確かめます。
着いたら受付する
品物を見て、作業と金額を決め、同意事項を確かめてもらってサインをもらいます。ここで修理の記録を作り、「修理中」から始めます。
直す
作業の内容と使った部品を、その場で記録に足します。帰ってからの書き直しを減らせます。
終わり方を決める
その場で直ってお渡しまで済んだのか、品物を持ち帰るのか、もう一度行くのか。どれにしたかを記録に残します。
5. 管理の道具の選び方
出張修理の管理に使われる道具は、大きく4つの種類に分かれます。どれが合うかは、件数と人数、現場で何を残したいかで決まります。
| 種類 | 向いていること | 確かめること |
|---|---|---|
| 紙の手帳・カレンダー | すぐ始められます。予定が少ないうちは十分です。 | 住所を書き写す手間、見積書と同意書を現場で手書きする手間、帰ってからの入力し直しが残ります。続きの訪問がどこまで進んだか、あとから探しにくくなります。 |
| 表計算(Excel・スプレッドシート) | お客様と品物の台帳として、検索や並べ替えができます。 | 予定表としては見にくく、現場でのサインは取れません。スマホで開いて書き込むのも手間です。 |
| 設備保守・配車向けの現場管理の道具 | 何人もの技術者の配車や道順、保守契約まで扱えるものがあります。 | 1人〜数人のお店には機能が多く、人数ごとの料金だと高くなりがちです。日本語で使えるか、品物ごとの修理の履歴が残るかを確かめます。 |
| 修理店向けの受付システム | 受付・見積もり・お客様への連絡・修理の履歴が1つにまとまります。 | 店頭の持ち込みだけを前提にしたものもあります。訪問の予定表、現場での見積もりとサイン、持ち帰りへの切り替えがあるかを確かめます。 |
1人〜数人のお店なら、まず次の5つを確かめます: 日本語で使えるか、訪問の予定が1週間の表で見られるか、現場で見積もりとサインが取れるか、その場で終わらない修理を持ち帰りや次の訪問に切り替えられるか、お客様と品物ごとに履歴が残るか。
6. ピアノの調律の場合
調律は、同じお客様の同じピアノへ、時期をおいて何度も伺う仕事です。だからこそ、前回の記録がすぐ引けることが大切です。
- お客様ごと・ピアノごとの履歴。電話番号でお客様の履歴を、製造番号でピアノの履歴を引けるようにしておくと、前回の作業と次に気をつけることがすぐ分かります。
- 訪問先と現場のこと。駐車場・立ち会う人・設置場所は、次の調律でもそのまま使えます。
- その場の作業と部品の交換。調律のついでに見つかった不具合は、金額を伝えて了承をもらってから直し、同じ記録に足します。
7. よくある質問
出張修理・訪問修理の予定と受付は、何で管理すればいいですか？
予定が少ないうちは紙の手帳やカレンダーでも回せます。件数が増えて、住所の書き写しや現場での手書きの見積書・同意書、帰ってからの入力し直しが重くなったら、訪問の予定表と現場での見積もり・サインが1つになった道具を選ぶと手間が減ります。
出張費は、修理を見送られたときもいただいていいですか？
いただく場合は、電話の時点と現場の同意事項の両方で伝えておきます。あとから伝えると揉めやすいところです。
現場の同意書には何を書けばいいですか？
料金(作業と金額に了承をもらってから始めること)、出張費、作業の範囲と責任、その場で直らないときに品物を持ち帰ること、個人情報の扱いの5つがよく入ります。店の文を1つ決めて、毎回同じ文で確かめてもらいます。
その場で直らなかった修理は、どう管理すればいいですか？
持ち帰るのか、もう一度行くのかを決め、同じ修理の記録に残します。もう一度行くなら、次の訪問の日時をその記録に足しておくと、どこまで進んだかが分かります。
ピアノの調律のお客様の台帳は、どう作ればいいですか？
お客様(電話番号)ごとと、ピアノ(製造番号)ごとの両方で履歴を引けるようにしておくと、前回の調律の内容と次に気をつけることがすぐ分かります。訪問先の住所と現場のこと(駐車場・立ち会う人)も一緒に残しておきます。
8. Repair Karteの訪問修理
Repair Karteの訪問修理は、すべてのプラン(無料のフリーも)で使えます。設定でオンにすると、次のことができます。
- 電話では、新規受付の受け方を「訪問」にして予定だけを入れる(日時が未定の予定も入れておける)
- サイドメニューの「訪問」に1週間の予定表。いちばん上に作業中の修理と次の訪問、地図アプリと電話もそこから開く
- 着いたら「受付する」で、出張費の行が入った見積もりと、店の同意事項・サインをその場でもらう
- 直し終わったら作業完了とお渡しを1回で。その場で終わらなければ持ち帰りか、同じカルテに次の訪問を足す
- お客様(電話番号)ごとの履歴と、設定でオンにすれば品物(製造番号)ごとの履歴
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