見積もりを提示して承認をもらう

本見積もりを作って提示する#

1. 1カルテの「料金・お支払い」の「本見積もり」に、明細(修理内容・カテゴリー・数量・単価)を1行ずつ入れます。数量は空のままなら1で、2以上を入れると単価×数量がその行の金額になります。「＋ 行を追加」で行が増え、合計は自動で計算されます。「修理内容」に商品名の一部を打つと在庫の商品が候補に出て、選ぶと売値とカテゴリーが入ります。本見積もりを提示すると、その数がこの修理の分として取り置き(引当)になり、作業完了にしたときに在庫から引かれます(第8章「商品・在庫」)。送料や出張費も明細の1行として入れます。値引きは、単価に「-1000」のようにマイナスの金額を入れた行を足すと、合計から引かれます(合計がマイナスになる見積もりは出せません)。英語圏で税がかかっているお店は、各行の「課税」を外すとその行に税がかかりません。設定の「カテゴリー」で「課税」を外したカテゴリーを選ぶと、その行の「課税」も自動で外れます
2. 2「詳細設定」のタブで、「補足(全体メモ)」「完成予定日」「キャンセル費用」を入れます(どれも任意)。補足はお客様のページに「お店からのご説明」としてそのまま表示されます
3. 3「本見積もりを保存して提示する(LINE通知)」を押します。確認のあと、状態は自動で「見積もり済み(ご回答待ち)」に進み、お客様に通知が届きます。ボタンの名前は、そのお客様に届く手段(LINE・メール)で変わります

まだ送りたくないときは「一時保存(お客様に通知しない)」を押します。下書きとして残り、状態も通知も変わりません。

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紙でお渡ししたいときは、カルテの「お見積書を印刷」を押します(本見積もりを保存したあとに出ます)。カルテの上に紙の見本が開き、「印刷（A4）」を押すとその場で印刷の画面が出ます(iPad は新しいタブに PDF が開くので、共有 → プリントで印刷します)。保存や送付には、隣の「PDF を開く」で新しいタブに PDF を開けます。A4縦1枚(アメリカ・カナダのお店はレター用紙)で、金額と完成予定日・修理品・明細・補足と、お客様控えと同じQRコードが載ります(お預かり同意事項は載りません。お預かり伝票のお客様控えに載っています)。受け付けてすぐ見積もりを作り、その場で紙をお渡しする運用に向いています。

傷や割れの様子を見せたいときは、「詳細設定」タブの「補足」の上にある「写真を追加」で6枚まで付けられます(プロプラン)。スマートフォンならその場で撮影できます。追加した時点で保存され、お客様の状況確認ページでは金額の下に写真、その下に補足の説明が並びます(LINEのメッセージそのものには載らず、「詳しく見る」で開くページに出ます)。提示したあとは「本見積もりを修正する」の中の同じ場所で足し引きでき、再送信はされません。右上の×で消せます。

受付で「見積もり確認は不要(おまかせ)」にした修理では、ボタンが「金額を確定する(自動承認・修理中へ)」になります。押すと承認を待たずに修理中へ進み、お客様への通知はしません。おまかせにするかどうかは、「料金・お支払い」の上のチェックであとから変えられます。提示したけれどまだ承認されていない見積もりがあるときにチェックを入れると、金額を確かめる確認のあと、その場で承認したことになり「修理中」に進みます(お客様への通知はありません)。

お客様の画面と、承認されたあと#

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お客様のLINEには明細と合計が届き、「この内容で承認する」「キャンセルしたい」「詳しく見る」のボタンが付きます。メールの場合は状況確認ページのリンクが届き、そこで同じ操作ができます。

承認されると、お店の「お知らせ」に「見積もりが承認されました」と届き、状態は自動で「修理中」へ進みます。あとは作業を始めるだけです。キャンセルされた場合は「お客様がキャンセルしました」と届き、キャンセルの印が付いて「修理中」(お返しの準備中)になります。

承認されていなくても、お店側で「次のステップへ:修理中」を押して進めることはできます。その場合、お客様の画面では見積もりが参考表示になり、承認のスライドは消えます。

A案・B案から選んでもらう#

修理の仕方が2つ3つあるときは、本見積もりを「A案・B案」に分けて出せます。お客様はページで1つを選んで承認するので、電話で説明して聞き直す手間が減ります。

1. 1本見積もりの明細の上にある「A案・B案に分ける」を押します。各行の右に「共通・A・B」が出ます(3つにしたいときは「＋ C案」)
2. 2どの案にも入る行(診断料など)は「共通」のまま、案ごとの行は「A」「B」を押します。表の下に、案ごとの合計(共通の行+その案の行)が出ます
3. 3「本見積もりを保存して提示する」を押します。お客様には案ごとの明細と合計が届きます

お客様のページでは案が並び、1つを選ぶと「スライドして A案で承認する」が出ます。承認されると、本見積もりは「共通+選んだ案」の行と合計に書き換わり、ふつうの見積もりと同じに「修理中」へ進みます。進捗には選んだ案と、選ばなかった案の金額が残ります。LINE のボタンでは案を選べないので、LINE には「案を選んで承認する」(お客様のページが開きます)が付きます。

電話や店頭で聞いたときは、提示中の見積もりの下にある「お客様から聞いた案を記録」で「A案にする」などを押します。お客様への通知は送られません。

案を選ぶまでは、お店側で「修理中」へ進めることはできません(進めると両方の案が売上や請求に入るため)。おまかせ(見積もり確認は不要)の修理と在庫修理では使えません。在庫の商品を選んだ行は、案が決まってから引当になります。

金額を直す・取り消す#

本見積もりを修正する

提示後でも直せます。修理中より後は「料金・お支払い」が畳まれているので、押して開いてから直します。保存すると「お見積もりの内容が変更になりました」として自動で再送され、承認はリセットされてご回答待ちに戻ります。修理中やお渡し後に直した場合も同じなので、金額の記録だけ直したいときはご注意ください(おまかせの修理では再送されず、状態も変わりません)

本見積もりを取り消す

提示と承認の状態をリセットして「お預かり中」に戻します。入れた明細は下書きとして残ります

返事が来ないとき

設定の「お客様への通知」で自動再送をONにしておくと、設定日数のあとに1回だけリマインドが届きます

「料金・お支払い」の下の「お支払い」に、請求額・内金や入金・カード払い・POSで会計した額・返金と、お受け取りのときの残りがまとまります(郵送・取引先で、お渡しのあとに残りがあれば「未収(あとで受け取る残り)」と出ます。内金と入金は第5章、カード払いと返金は第10章)。見出しの横にも「内金」「残り」「カード払い済み」「POSで会計済み」が出ます。