カルテ画面

上の部分の見かた#

拡大

受付番号・受付日・お客様名(電話番号と連絡手段のマーク)・修理品・修理内容が並びます。シリアル番号の入った修理では、修理品の下に「S/N 番号」と「この品物のほかの修理 ○件」が出ます(第5章)。「修理品で聞く項目」を足しているお店は、修理品の下に「名前：値」で並びます。再修理のカルテには「再修理・保証の内(外)」と元の修理へのリンクが、元のカルテには「再修理：」とリンクが出ます(第5章)。ご希望の期限を入れていれば「期限:○月○日 まであと○日」、来店予約が入っていれば「来店予定日 ○月○日 ○○」も出ます(押すと変える・取り消すができます。第9章)。右側には今の状態のバッジ、タグ、「お急ぎ」、作業担当が出ます。同時受付の修理はリンクで行き来できます。

修理情報を編集

お客様名・電話番号・お客様で聞く項目・受付日・修理品(シリアル番号を聞くお店は番号も)・修理品で聞く項目・修理内容・期限・お急ぎを直せます。サインは表示だけです。いちばん下の「伝票を消去する」で伝票を消せます。消したカルテは30日のあいだ「バックアップ」の画面から、写真やタイムラインごと元に戻せます

置き場所

修理品の下の「＋ 置き場所」を押して、棚番号や箱の名前を入れます。付けたあとは、その場所を押せば直せます(空にして保存すると消えます)。修理一覧では品名の下に出て、検索でその場所にある品物だけを並べられます。お客様には見えません

写真(プロプラン)

「メモ（お客様には表示されません）」のカードの中に、受付の写真が並びます。「＋ 写真」(1枚目のあとは「写真を追加」)であとから足せ(足した時点で保存)、押すと大きく開いて指で書き込めます。お客様に見せる写真は、ここではなく本見積もりとレポートに付けます

お客様ページ

お客様名の下、電話番号の並びにあります。お客様がスマートフォンで見ている状況確認ページを、別のタブでそのまま開きます。電話で画面の場所を案内するときや、見え方を確かめるときに使えます。開いたページのアドレスを送れば、お知らせの届かないお客様にも状況を見てもらえます。そのページで押した承認・キャンセル・予約は、お客様が押したのと同じ記録になります

お預かり伝票を印刷・お見積書を印刷・修理完了伝票を印刷・請求書・領収書

印刷の入口です(お見積書と修理完了伝票は本見積もりの金額が決まってから。請求書・領収書は設定をONにしたお店だけ)。同時受付があるときは「まとめて伝票を発行」も出ます

再修理を受け付ける

お渡し済みの修理にだけ出ます(取引先からの修理・キャンセルした修理には出ません)。押すとお客様と品物が入った受付画面が開きます(第5章)

状態を進める・戻す#

カルテの上の枠のいちばん下(「お預かり伝票を印刷」などのボタンの下)に「次のステップへ:○○」のボタンが出ます。押すと確認が出て、お客様に連絡が届くかどうかもそこに書かれています。

お預かり中のとき

ボタンはありません。下の「料金・お支払い」で本見積もりを作って提示すると自動で「見積もり済み」に進みます。おまかせの修理は、そのまま「修理中」に進みます

修理中のとき

「作業完了にする」を押します。スタッフを登録している店は、先に作業者を選びます(1人だけならその人が最初から選ばれています。登録していなければ選ぶ欄は出ません)

同時受付があるとき

「同時受付の他○件もまとめて変更」にチェックを入れると、まとめて進みます。完了の連絡も1通にまとまります

◀ 戻す

1つ前の状態に戻します。お客様への連絡は送られません。「見積もり済み」のときはこのボタンが出ないので、「本見積もりを取り消す」か「本見積もりを修正する」を使います

メモ・タイムライン・確定情報#

メモ

お店専用のメモです。お客様には表示されません。何度でも書き直せます

進捗タイムライン

状態の履歴が自動で残ります。Repair Karteが自動で送ったLINE・メール(見積もりのリマインド・お受け取りのご案内・キャンセル品のお返しのご案内・レビューのお願い・休業による予約取消のお知らせ)も、送った手段と一緒に残ります。「部品待ち(取り寄せ中)」のようなひと言も「タイムラインに追加」で足せます。追加した記録は消せません

修理終了予定日

本見積もりの「完成予定日」がここに出ます

タグ

設定で作った目印(外注・保留など)を複数付けられます。お客様には見えません

作業担当

スタッフから選んで「保存」

点検チェックリスト#

受付のときの傷・付属品の確認や、お渡し前の音出し・仕上がりの確認を、カルテでチェックして残せます。誰がいつ確認したかも一緒に残るので、「受付のときから傷があったか」「お渡し前にどこまで見たか」をあとから確かめられます。

1. 1設定の「受付・案件」で「点検チェックリスト」を開き、「点検チェックリストを使う」のスイッチを押してオンにします(押した時点で保存されます)
2. 2初めて使うときは、初期設定で選んだ業種に合わせた見本が2つ(作業の前「受付時の点検」・作業の後「お渡し前の点検」)入ります。「編集」で名前・項目・出す品目を変えられます
3. 3カルテに「点検チェックリスト」が出ます。項目にチェックを入れ、気づいたこと(任意)と担当者を選んで「記録する」を押します

作業の前・作業の後

作業の前の表は修理に入る前(お預かり中・見積もり済み)のあいだ、作業の後の表は修理中からお渡しまでのあいだ、まだ記録していなければ開いて出ます(お渡しを止める表は、終わっていなければお渡しまで開いたままです)。それ以外のときは1行に畳まれ、押すと開きます。パソコンではいつも右の列のメモの下に出ます。スマホと縦向きのタブレットでは、開いて出る表があるときだけステータスのすぐ下に出ます(右の列がずっと下になるため)

担当者

スタッフを登録している店は、選ばないと記録できません(1人だけならその人が最初から選ばれています。登録していなければ選ぶ欄は出ません)

記録したあと

1行に「4/5 アオキ」のように、チェックした数と担当者が出ます。開くと、記録したときのチェックと気づいたこと・日時が見られます。変えるときは、その一覧のままチェックを付け外しして「記録し直す」を押します(「元に戻す」で記録したときの状態に戻ります)。記録するたびに進捗タイムラインにも1行残ります

確認表を直す・消す

設定で確認表を直したり消したりしても、記録済みのカルテの内容は変わりません(記録したときの項目のまま残ります)

使わない設定に戻す

カルテに何も出なくなります。記録は消えないので、もう一度使うにすると元どおり見られます

お渡しを止める

確認表の「終わるまでお渡し済みにしない」(一覧では「お渡しを止める」)にチェックを入れると、その表に全部チェックが付くまで、カルテの「お渡し済み」(郵送は「発送した」)が押せなくなり、代わりに赤い枠で残っている表が出ます。最初はオフです

点検を終えずに渡す

店舗管理者だけは、赤い枠の欄に理由を書けば「理由を残してお渡し済みにする」で進められます。理由と管理者の名前は進捗タイムラインに残ります。スタッフの画面にはボタンが出ません

部品・材料#

拡大

この修理のために注文しないといけない部品・材料を書いておくメモです。「品名」「数量」「発注メモ」を入れて「部品・材料を追加」を押すと、「未注文」で入ります。「未注文」のものがある修理は一覧の要対応(パーツ発注待ち)に数えられ、行に「パーツを注文してください」と出ます。注文して「入荷待ち」に変えると要対応から外れ、一覧に「入荷待ち(n)」が付きます。

ここは在庫とは結びません。品名は自由に書けて、状態はプルダウンで「入荷待ち」「入荷済み」に変えられます(選んだ瞬間に保存されます)。修理で使う商品の在庫は、本見積もりの明細で在庫の商品を選ぶと動きます(第7章・第8章)。

修理のキャンセル#

右の列のいちばん下(スマホでは画面のいちばん下)に「修理キャンセル」があります。押して開き、「キャンセル料(円・税込)」と「理由(任意)」を入れて「この修理をキャンセルにする」を押します。本見積もりでキャンセル費用を決めてあれば、その金額が入っています。取らない場合は0にしてください。

キャンセルすると、赤い「キャンセル」バッジが付きます。作業の前(お預かり中・見積もり済み)なら状態は「修理中」になり、お返しの準備をする扱いです(外注やセンターから戻すのを待つこともあるためです)。お客様ページには「お返しの準備中」と出ます。お返しできるようになったら「作業完了にする」を押すと、お客様に「お返しの準備ができました」のお知らせが届きます(郵送・訪問修理のカルテは除きます)。「キャンセルを取り消す」を押してもキャンセルの印が消えるだけで、状態はそのままです。必要なら「◀ 戻す」で調整してください。

お客様が状況確認ページやLINEからキャンセルした場合も同じ扱いになり、お店の「お知らせ」に届きます。キャンセル料は、キャンセルした日の売上に数えられます。