最初の設定

設定画面の作り#

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設定は「お店」「受付・案件」「予約・郵送・訪問」「会計・印刷」「お客様への通知」「連携」「アカウント」「ヘルプ」のまとまりに分かれています。サイドメニューの「設定」を押すと、左のメニューが設定専用に切り替わり、画面にはすべての項目がまとまりごとに並びます。「バックアップ」「ユーザー管理」「契約・お支払い」「使い方ガイド」「説明書」も、ここから開きます。

1つの項目が1ページです。左のメニューでまとまりを押すと項目が開き、項目を押すとその設定のページになります(例: 設定 > 受付・案件 > スタッフ)。ページの上に「設定 / まとまりの名前」と項目の名前が出ます。一番上の「すべての設定」で一覧に戻り、「‹ 修理一覧へ」でいつものメニューに戻ります。

置き場所がわからないときは、左のメニューの上の「設定を探す」に、項目の名前や言葉(税・LINE・パスワードなど)を打ちます。当てはまる項目が、まとまりの名前と一緒に出ます。

押したらすぐ効くスイッチ

使うか使わないかだけを決める項目(点検チェックリスト・シリアル番号・レシート印刷を使うか、カテゴリーの「表示」など)は、スイッチを押した時点で保存されます。「保存」ボタンはありません

「保存」で確定するもの

チェック・選ぶ欄・入力欄は、変えたあとにその項目の「保存」を押すと確定します。保存できたときは、画面の下に知らせが数秒だけ出ます。保存できなかったときは、画面の上に赤い枠で理由が出ます

一覧の「編集」

カテゴリーと修理タグは、行の「編集」を押すと名前や色を直す欄が開きます。直して「保存」を押します。並び順は行の左端の「⠿」をつまんで入れ替えます(離した時点で保存されます)

店舗情報#

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言語と地域

「日本(日本語)」「台灣(繁體中文)」と、英語の画面の国(アメリカ・カナダ・オーストラリア・イギリス・シンガポール・香港・ヨルダン・フィリピン・ギリシャ・アイルランド)、どれにも当てはまらない国は「Other country (English)」から選びます。画面の言語・通貨・税率・お客様向けページや通知の文面がまとめて切り替わります。英語の画面の国を選ぶと「税率（%）」の欄(アメリカ・カナダ・オーストラリアと「Other country」は「時間帯」も)が出て、金額はセント単位まで入力でき、お客様への連絡はメールだけになります。「Other country (English)」は画面が英語・通貨が米ドルで、時間帯を世界の主な都市から選びます(選択肢に今の時差が出ます)。円・台湾元とドル・ポンド・ユーロなどの間で切り替えると入力済みの金額の表示が変わるので、始めるときに一度だけ選んでください

税（英語圏のお店）

税の名前と率を入れます(例: Sales tax 8.875)。カナダのGSTとPSTのように税が2つかかる地域は、2行目にも入れます。どちらの税も税抜の金額にかかり、端数は税ごとに切り捨てです。税がかかっているお店は、見積もりの明細に「課税」のチェックが出て、外した行は非課税(税を足さない)になります。伝票・お客様のページ・売上帳には税ごとの額が出ます

店舗名

お客様の目に触れる名前です。画面のタイトル・お客様向けページ・LINEメッセージ・印刷物に使われます

受付番号プレフィックス

受付番号の頭に付く半角英数字(1〜10文字)。受付番号は「プレフィックス-日付-英数字」の形で発行されます。変えても過去の番号はそのまま使えます

郵便番号・住所・電話番号・営業時間・定休日

お客様控え(お預かり伝票)の下部に印刷されます。定休日は来店予約のお休みにも反映されます

営業時間は開店と閉店を15分刻みで選びます。定休日は曜日のボタンを押して選びます(すべての曜日を定休日にはできません)。

受付・案件#

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受付画面の選択肢と、案件に付ける印を決めます。追加は入力して「追加」、並び順は行の左端の「⠿」をつまんで入れ替えます(離した時点で保存されます)。

スタッフ管理

カルテの「作業担当」、作業完了のときの「作業者」、点検チェックリストを記録した人の選択肢です。修理一覧の「担当」でも絞り込めます。お店のスタッフの名前を登録します。ログイン用のアカウント(ユーザー管理)とは別のものです

修理品目タイプ管理

受付画面の「修理品の種類」の選択肢です。初期設定で選んだ業種の定番が入っていますが、自由に足したり消したりできます

お客様で聞く項目

会社名・誕生日など、お客様ごとに残したいことを入力欄として足せます。次に来たときは前の値が入っています。くわしくは第5章「お客様で聞く項目を足す」

修理品で聞く項目

受付で修理品ごとに聞きたいこと(弦の太さ・学校の管理番号など)を入力欄として足せます。くわしくは第5章「修理品で聞く項目を足す」

点検チェックリスト

受付時の傷・付属品の確認や、お渡し前の確認を、カルテでチェックして担当者と一緒に残せます。使うかどうかを選べます(最初は使わない設定です)。くわしくは第6章「点検チェックリスト」

シリアル番号

受付の修理品に「シリアル番号」の欄を足します。番号で同じ品物の過去の修理が呼び出せます。使うかどうかを選べます(最初は聞かない設定です)。くわしくは第5章「シリアル番号で同じ品物の修理をまとめる」

よくある修理内容テンプレート管理

受付画面の「修理内容」欄にボタンとして並び、押すだけで定型文が入ります。「弦交換・全体調整」のような、よくある修理を登録しておくと受付が速くなります

修理タグ管理

案件に付ける目印(外注・保留など)。名前と色を決めます。一覧のバッジと絞り込みに使えます。お客様には見えません。削除すると各案件からも外れます

お預かり同意事項

受付の最後にお客様に確認・同意いただく文章です(2000文字まで)。キャンセル料や長期間引き取りがない場合の扱いなど、標準的な文面が最初から入っています。空欄で保存すると初期の文言に戻ります。お預かり伝票にも全文が印刷されます(2枚複写風の形を除く)

お預かり伝票の形

お預かり伝票(受付のあとに印刷する控え)の紙の形を、4つの見本から選びます。初めは「預り証＋作業票」(A4の2枚)です。ほかに「修理受付票」(A4の1枚)、「2枚複写風」(A5の2枚)、「タグ（横長）」(今までの形)があります。印刷の窓の上のボタンで、その1回だけ別の形にもできます(第5章)

アラート設定

一覧の行を色で知らせるタイミング(納期の何日前から・各状態に何日とどまったら・最終更新から何日で)。初期値のままで大丈夫です

台帳から取り込む

これまでExcelやCSVで管理していた台帳を、まとめてカルテに取り込めます(第13章)

予約・郵送・訪問#

お店に来てもらう・送ってもらう・こちらから行く、の受け方と、修理を頼んでくる取引先の設定です。

来店予約

お客様がお店に来る日時を先に決めてもらう設定です(受け取りと修理前の持ち込み。プロ以上)。くわしくは第9章「来店予約」と第5章「持ち込みの予約から受け付ける」

郵送修理

宅配便で品物を預かって、直して送り返す修理の受け付けの設定です(スタンダード以上)。くわしくは第14章

訪問修理

お客様のところへ行って直す仕事の受け付けの設定です。くわしくは第5章「訪問修理(お客様のところへ行って直す)」

取引先(外注受付)

修理を頼んでくる同業のお店・業者を登録します(プロ)。取引先ごとに専用ページのリンクができます。くわしくは第15章

会計・印刷#

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POS

ONにすると、カルテの「お渡し」が「お会計」になります(全プラン・初期値はOFF)。修理代と一緒に売った品物・支払い方法・お釣りを1回の会計で記録します(第10章「POSでお会計する」)

請求書・領収書

ONにするとカルテに「請求書・領収書」ボタンが出ます(初期値はOFF)。押すと開く窓で、載せる明細の行を選んで発行します(第10章)。インボイスの登録番号(Tと13桁の数字)を入れると印字されます。レジで領収書を出しているお店は、二重に発行しないようご注意ください

金額の入力

見積もりなどの金額を「税込で入力する」(初期値)か「税抜で入力する」か。どちらでもお客様には税込で表示されます。税抜にすると、お客様の画面と領収書に小計・消費税・合計の内訳が載ります。切り替えても過去の案件の表示は変わりません

カテゴリー

見積もりの明細と商品を分ける一覧です(工賃・部品・消耗品など)。見積もりの明細1行ごとに選び、商品・在庫の商品にも同じ一覧から付けます。色・並び順・「表示」を決められ、「表示」を外したカテゴリーは選ぶ欄に出ません。名前を変えると、そのカテゴリーの商品もそろいます。日本で POS を使わないお店は、商品コード(4〜5桁)を付けたカテゴリーだけがレジ用バーコードになります(バーコードレジを使わないお店は空のまま)。英語圏で税がかかっているお店は、カテゴリーごとに「課税」を付け外しできます。外したカテゴリー(税のかからない仕事など)を見積もりの行で選ぶと、その行は税がかからない行になります

レジ用バーコード(NON-PLU)

修理完了伝票に印刷する金額入りバーコードの先頭2桁と価格チェックデジットを、お使いのレジ(Airレジ・スマレジ・ユビレジなど)の設定に合わせます。「レジ側の設定の合わせ方」にレジごとの手順があります。バーコードの印刷はプロプランの機能です

レシートプリンター(サーマル)

お預かり伝票と修理完了伝票を、レシートプリンターでも印刷したいときにONにして、機種を選びます(初期値はOFF)。機種は「Star mPOP(iPad・iPhone)」「MUNBYN 80mm(パソコン)」「そのほかの 80mm レシートプリンター(パソコン)」から選びます。初めて使うときは「かんたんセットアップを開く」から、上から順に進めてください(第5章)

連携#

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オンライン決済(カード)

修理代金をお客様ページからカードで払ってもらうための登録です(スタンダード以上)。「登録を始める」から決済サービス Stripe にお店を登録します。登録と設定は店舗管理者のアカウントで行います。くわしくは第10章「代金をカードで受け取る(オンライン決済)」

freee 連携

お渡し済みの売上を freee 会計へ毎日自動で送ります(日本のお店・プロ以上)。お客様の氏名・電話番号は送りません。つなぐ・送り方の設定は店舗管理者のアカウントで行います

LINE連携

お店のLINE公式アカウントとつなぐと、見積もりや完了のご連絡がお客様のLINEに自動で届きます(スタンダード以上)。「かんたんセットアップを開く」から進めます(第4章「LINEかんたんセットアップ」)。LINEで送るか・優先・再送などの設定は「お客様への通知」にあります

カレンダー・Zapier・Make・Mailchimp

予定をいつものカレンダーに並べる、受付・入金・商品などの動きをほかのサービスへ送る、お客様の名簿を Mailchimp へ送る、の3つです(第17章)

アカウント#

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ログイン用メールアドレス

変更すると確認メールが届きます。「未確認」のままでもログインはできます

ログインパスワード変更

現在のパスワードと新しいパスワード(8文字以上)を入れます。変更すると、この端末以外のログインはすべて解除されます

二段階認証

店舗管理者だけの項目です。ONにすると、店舗管理者のログイン時に、登録メールに届く6桁の確認コードが求められます(スタッフのログインには求められません)。コードの有効期限は10分です。コードを入れる画面で「このブラウザを30日間記憶する」にチェックを入れておくと、その端末では30日間コードが要りません。ONにできるのは、ログイン用メールアドレスを登録して、届いた確認メールのリンクを開いた(確認済みの)ときだけです。打ち間違えたアドレスにコードが送られて入れなくなるのを防ぐためです。アドレスを変えて確認がまだのあいだは、コードを求めません

紹介#

Repair Karteを紹介する

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これまでの伝票・台帳を移す#

これまでの伝票や台帳は、打ち直さなくても Repair Karte に移せます。Excel・CSVのファイルや、紙の台帳・伝票の写真を「取り込みを依頼する」から送っていただければ、運営がかわりに取り込みます(無料)。送り方は「これまでの伝票・台帳の取り込みを依頼する」の節にあります。