ほかのサービスとの連携

カレンダーに予定を並べる(Google・Outlook・iPhone)#

来店(お受け取り)の予約・修理前の持ち込みの予約・訪問・完成予定日・お客様の希望期日が、いつも使っているカレンダーに自動で並びます。カレンダーに書き写す手間がなくなり、スマートフォンのカレンダーでも1日の予定が見られます。

1. 1設定の「連携」の「カレンダー」を開いて、「カレンダーに予定を出す」をオンにします
2. 2Google カレンダーは「Google カレンダーに追加」、iPhone・Mac は「iPhone・Mac のカレンダーに追加」を押して追加します。Outlook は「予定表を追加」→「Web から購読」に、「コピー」で写した URL を貼り付けます

時間帯を「10:00〜11:00」のように時刻で選ぶ予約は、その時刻の予定になります。「午前」などの名前の時間帯の予約と、完成予定日・お客様の希望期日は、その日の終日の予定になります(題名の頭に時間帯が付きます)。訪問は決めた時刻から1時間の予定です。取り消した予約・お渡し済みの修理は出ません。完成予定日は作業完了にするまで、お客様の希望期日はお渡しするまで出ます。

予定の追加や変更は、カレンダーの側が取りに来たときに反映されます。Google カレンダーは数時間ごと、iPhone と Outlook は1時間ほどごとです。すぐに反映させる方法はありません。

しばらく使わないときは「カレンダーに予定を出す」をオフにします。URL を入れたカレンダーから予定が消え、オンに戻すと同じ URL のまま予定がまた出ます(カレンダーに入れ直さなくて済みます)。

Zapier・Make に受付・入金・商品などを送る(Webhook)#

新しい受付・状態の変化・新しいお客様・請求書・入金・商品の動きを、お店が決めた URL へ自動で送ります。Zapier・Make を通すと、Google スプレッドシートに1行足す・Slack に知らせる・会計ソフトに登録するなど、数千のアプリへ手を動かさずにつなげられます。

1. 1Zapier は「Webhooks by Zapier」の「Catch Hook」、Make は「Webhooks」の「Custom webhook」を選び、出てきた URL をコピーします
2. 2設定の「連携」の「Zapier・Make(Webhook)」に URL を貼り付け、「送る通知」で送りたいものに印を付けて「保存」を押します(URL は1行に1つ・5つまで)
3. 3「試しに送る」を押すと、いちばん新しい修理の内容が届きます。Zapier・Make の側で中身を確かめて、つなぐ先を決めます

送る通知は次の7つです。どの通知かは本文の event と、ヘッダーの X-RepairKarte-Event に入ります。1つの URL に選んだ通知が全部届くので、Zapier は「Filter」、Make は「Router」で event ごとに分けます。金額はどれも円・セントなどの最小の単位の数字で、currency(JPY・USD など)と合わせて読みます。

repair.created・repair.status_changed(新しい受付と状態の変化)

受付番号・状態・お客様のお名前・電話番号・メールアドレス・品目・修理内容・金額・完成予定日・カルテとお客様ページの URL。状態は status にお店の言語で、status_code に言語によらない名前(received・estimate_sent・in_progress・completed・ready_for_pickup・picked_up)で入ります。状態の変化には前の状態も付きます

customer.created(新しいお客様)

その電話番号で初めて受け付けたときに、受付の通知より先に届きます。お名前・電話番号・メールアドレス・最初の受付番号・お客様の画面の URL。電話番号の無い取引先からの預かりは送りません

invoice.created(請求書の発行)

請求書・領収書を発行したとき。番号・宛名・合計(total)・差し引いた内金など(deducted)・ご請求金額(amount)・税額・お支払期限・明細・お金を受け取り済みか(paid)。編集で出し直したときは、新しい1枚としてもう一度届きます

payment.created(入金)

お金を受け取ったとき。source で受け取った場所が分かります: deposit = カルテ・受付の内金と入金(郵送の入金確認・取引先からの入金も)/ online_card = お客様ページのカード払い / register = レジの会計 / handover = 店頭でお渡ししたときに受け取った残り。method は受け取り方(cash・card・transfer など)です

inventory.created・inventory.updated(商品と在庫)

商品を登録したときと、在庫数・売値・原価が変わったとき。在庫数はカルテで使った・レジで売った・入荷・出庫・棚卸のどれで変わっても届きます。変わったものは changes に前と後の値で入ります。在庫を数えない商品(部門打ち)の stock は null です

保存した時点から送ります(それまでの記録はまとめて送りません。あとから印を付けた通知も、保存した時点からです)。台帳の取り込みで入れた修理は送りません。書き込むとすぐ(数秒後)に送り、送れなかった分も15分ほどごとに拾います。送れなかったときは「最後に送った通知」に「送れませんでした」と理由が出ます。同じ通知を2回送ることはありません。

Mailchimp にお客様の名簿を送る#

メールアドレスのあるお客様を、Mailchimp の名簿(オーディエンス)へ自動で足します。名簿を書き出して取り込み直す手間がなくなり、お知らせやキャンペーンのメールは Mailchimp からそのまま送れます。送るのはお名前とメールアドレスだけで、電話番号や修理の中身は送りません(タグを選んだときだけ、品物の種類と修理タグの名前を送ります)。

1. 1Mailchimp の「プロフィール → Extras → API keys」で「Create A Key」を押してキーを作り、コピーします
2. 2設定の「連携」の「Mailchimp」にキーを貼り付けて「Mailchimp につなぐ」を押します
3. 3「送る名簿」(名簿1つか、名簿を複数か)・「Mailchimp のタグとして付けるもの」・「登録のしかた」を選んで「保存」を押すと、今までのお客様が送られます

「登録のしかた」は2つから選びます。はじめは「そのまま登録する」になっていて、送ったお客様はすぐに Mailchimp の配信の対象(購読中)になります。「確認のメールを送り、お客様が確認したら登録する」を選ぶと、Mailchimp からお客様に確認のメールが届き、お客様が確認して初めて配信の対象になります(それまでは「確認待ち」)。

そのあとは、メールアドレスが入ったお客様を15分ほどごとに送ります。「今すぐ送る」ですぐに送ることもできます。Mailchimp にもういる人は書き換えません(配信を止めた人を戻すこともありません)。連携を解除しても、Mailchimp にもう入っているお客様は消えません。

「送る名簿」は「名簿1つ」か「名簿を複数」を選びます。「名簿1つ」では名簿を1つ選び、「タグで絞る」をオンにして「タグの種類」(品目か修理タグ)とタグ(ギター・iPhone・至急 など)を選ぶと、その修理が1件でもあるお客様だけを送ります(どれか1つに当たれば送ります)。「名簿を複数」では「名簿|タグの種類|タグ」の行を「＋ 行を足す」で増やし、名簿ごとに送るお客様を分けられます(たとえば、ギターのお客様は名簿A、ベースのお客様は名簿B)。「絞らない(全員)」の行は、メールアドレスのあるお客様を全員送ります。あとから当たる修理が増えたお客様は、1時間ほどごとに送ります。絞るのをやめても、もう送ったお客様は Mailchimp の名簿から消しません。

「Mailchimp のタグとして付けるもの」で「修理した品物の種類」や「修理タグ」を選ぶと、そのお客様の修理の品目(ギター・iPhone など)と修理タグが、Mailchimp のタグとして付きます。Mailchimp の側で「ギターを修理したお客様だけ」のように絞って送れます。タグは1日1回と、「保存」・「今すぐ送る」のときに付け直します。足すだけで、Mailchimp でお店が付けたタグは消しません。

名簿の中のお客様の状態(購読中・確認待ち・配信停止)は、1時間ほどごとに読んで、顧客管理の一覧の「Mailchimp」の列と、お客様の画面のメールアドレスの欄に出します。配信を止めたお客様は「配信停止」になるので、店頭でお知らせのメールを勧めるときの目安にしてください。修理の通知メール(見積もり・完了のお知らせ)は、これとは別に今までどおり届きます。