お客様への連絡(LINE・メール)

連絡が届く仕組み#

お客様1人ごとに「連絡手段」が1つあり(LINE・メール・電話など)、お知らせはその手段で届きます。同じ内容が2通届くことはありません。一覧やカルテの電話番号の横のマークが、実際に使われる手段です。

受付で選ぶ

新規受付の電話番号の下の「連絡手段」で選びます。前に来たお客様は今の連絡手段が入っています。新しいお客様は、お店が前の受付で選んだ手段が入っています(メールはメールアドレスを入れたとき)

お客様が変える

お客様がお預かり伝票のQRコードからLINEとつないだとき・メールアドレスを登録したときは、その手段に切り替わります

届かないとき

連絡手段で届かないとき(LINEをブロックされた等)は、メールアドレスがあればメールに回ります。無ければ送らず、マークが灰色になります

電話

連絡手段が「電話」のお客様には自動では送りません。お店から電話でご連絡ください

自動で届くのは、①本見積もりを提示したとき(明細と承認ボタン付き。直したときは変更のご案内) ②作業完了にしたとき(確認ボタン付き。来店予約を受け付けているお店は来店予約のボタンも)の2回です。そのほかに、見積もりのリマインドとお受け取りのご案内(2026年10月6日以降に登録したお店は最初から「5日後」)、設定した場合はGoogleレビューのお願いが届きます。休業にした日の来店予約を取り消したとき、キャンセルした修理を作業完了にしたとき(お返しの準備ができたご案内。郵送修理・訪問修理を除く)、郵送修理の各段階(第14章)でも自動で届きます。

Repair Karteが自動で送ったLINE・メール(リマインド・お受け取りのご案内・キャンセル品のお返しのご案内・レビューのお願い・休業による予約取消のお知らせ)は、送った手段と一緒にカルテの進捗タイムラインに残ります。

メールの差出人は「お店の名前(Repair Karte)」です。送信専用のアドレスなので、お客様が返信してもお店には届きません。そのためメールの最後に、設定の「店舗情報」の店名・住所・電話番号・営業時間・定休日が入ります(入れていない項目は出ません)。店舗情報は埋めておいてください。

お客様がLINEのボタンや状況確認ページで承認・キャンセル・確認・来店予約をすると、お店の「お知らせ」に届き、カルテの状態も自動で進みます。

LINEかんたんセットアップ#

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お店のLINE公式アカウント(無料)があれば、画面の案内に沿って10分ほどでつながります。LINE側の画面からコピーして貼るのは「IDとシークレット」の2組だけです。設定の「連携」の「LINE連携」にある「かんたんセットアップを開く」から始めます。各手順にはLINE側の画面の写真が付いています。

1. 1「1. 公式アカウントをつなぐ」: LINE公式アカウント管理画面の「設定 → Messaging API」を有効にし、同じ画面のChannel IDとChannel secretをコピーして貼り、「接続する」を押します。接続の確認とWebhookの登録が自動で行われます
2. 2「2. 友だち連携QRの準備」: LINE Developersコンソールで、ステップ1と同じプロバイダーの中に「LINEログイン」チャネルを作って「公開」にします。「チャネル基本設定」のチャネルIDとチャネルシークレットをコピーして貼り、「友だち連携QRを準備する」を押します。QRを読んだお客様が開く画面(LIFF)は自動で作られます
3. 3「3. 最終チェック」: 接続・Webhook・友だち連携QRの状態が表示されます。「Webhookの利用」がOFFと出たら、LINE公式アカウント管理画面の「設定 → 応答設定」でWebhookをONにします。同じ画面で応答方法を「手動チャット」にしてください(自動応答がお客様の操作に割り込むのを防ぎます)

わからないところは、画面の右下のリカルテくん(スマホでは画面の上の帯の吹き出しのボタン)から運営に聞けます。

通知の設定#

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見積もり・作業完了時にLINEで自動通知する

初期値はON。OFFにするとLINEへの送信が止まります(メールアドレスのあるお客様にはメールで届きます)

見積もりのご回答待ちが続いたとき、自動再送する

初期値は「5日後」(2026年10月6日より前に登録したお店は「自動再送しない」)。2・3・5・7日後から選ぶと、提示から設定日数が過ぎてもお返事がないお客様へ、承認・キャンセルのボタン付きで1回だけ再送します。送ったことはカルテのタイムラインに残ります。ONにした時点で、すでに日数を超えているカルテにも順次送られます

修理完了のお知らせのあと、お受け取りがないとき自動でご案内する

初期値は「5日後」(2026年10月6日より前に登録したお店は「自動でお知らせしない」)。3・5・7・14日後から選ぶと、作業完了(またはご連絡済み)のまま取りに来ていないお客様へ、お受け取りのご案内を1回送ります。来店予約が入っているお客様と、郵送修理・取引先からの修理には送りません。同じお客様の複数件は1通にまとまります。送ったことはカルテのタイムラインに残ります。ONにした時点で、すでに日数を超えているカルテにも順次送られます

SMS で送る(カナダのお店)#

カナダのお店では、SMS で受け取ると返事をしたお客様に、見積もり・作業完了などのお知らせをメールの代わりに SMS(携帯電話のショートメッセージ)で届けられます。設定の「お客様への通知」で「見積もり・作業完了などのお知らせを SMS で送る」をオンにして「保存」すると始まります。送るための番号や契約は Repair Karte が用意しています。

SMS は「お店の名前 via Repair Karte」から届きます。文面は決まった短い英語で、お客様ページへのリンクが付きます。例: Xclusive Shoe Spa via Repair Karte: Your repair is complete. Details here: https://repairkarte.com/app/s/AbCd2345 Reply STOP to opt out

受付で始める

お客様に「SMS で連絡してよいですか?」と聞いて、受付の画面の電話番号の下の「連絡手段」で「SMS」を選びます。受付を登録すると、その番号に確認が1通届き、お客様が YES と返すと、以後のお知らせが SMS で届きます。お客様が YES と返すまでは SMS では送りません(マークは灰色の「SMS確認待ち」。メールアドレスがあればメールで届きます)。確認の1通には名前もリンクも入らないので、番号を打ち間違えても他の人にお客様の情報は届きません

お客様が自分で始める・あとから変える

お客様控えの QR コードから開くお客様ページに「SMS で受け取る」が出ます。押すと SMS アプリが開くので、お客様はそのまま送信するだけです。お店では、顧客管理のお客様の画面の「SMS(通知の送信先)」で、状態(受け取っている・YES を待っている)を見られ、「確認の SMS を送る」「SMS を止める」を押せます。お知らせは、お客様が YES や登録を送ってきた番号に届きます

お客様が STOP と返信したとき

その番号には SMS が送られなくなり、メールアドレスのあるお客様にはメールで届きます。お客様の画面に「この番号は SMS を止めています」と出ます

SMS とメールの両方があるとき

お客様の「連絡手段」で届きます(第4章「連絡が届く仕組み」)

プランに込みの通数

1か月に、お試し中は100通、スタンダードは300通、プロは1,000通です。通数は送信会社で実際にかかる数で数えます(自動のお知らせはいつも1通)。今月の通数と買い足した分の残りは、設定と「契約・お支払い」に出ます

足りなくなったら買い足す

お店のオーナーが「契約・お支払い」の「SMS を 100 通買い足す($3)」から、カードで1回払います。込みの通数を使い切ったあとに使われ、余った分は翌月以降も使えます。込みの通数も買い足した分も無くなると、月が変わるか買い足すまでメールで届き、お店のお知らせに1回出ます

送った SMS は、送った文面のままカルテの進捗タイムラインに残ります。送れなかったときは理由が残り、メールアドレスのあるお客様にはメールで届きます。

レビュー依頼(Googleレビュー)#

「お渡し済み」にしてから設定した日数後(当日・1日後・3日後)、お客様のLINEにGoogleレビュー投稿のお願いを自動で送ります。LINE連携済みのお客様だけで、メールには送りません。同じお客様には7日以内に続けて送りません。送ったことはカルテの進捗タイムラインにも残ります。

「GoogleレビューURL」には、お店のクチコミ投稿ページのURLを入れます。調べ方は入力欄の下の「URLの調べ方」にあります(Googleでお店を検索 → 「クチコミを読む」→「クチコミを増やす」に出るリンクをコピー)。「開いて確かめる」を押して、お店の名前と星を付ける画面が出れば正しいURLです。

「メッセージ文面」は自由に書き換えられます。{name}はお客様名、{url}はレビューURLに置き換わります。

送信の予定と結果は、カルテの右上に「レビュー依頼:○月○日に送信予定／送信済み／見送り(理由)」と出ます。