売上・CSV・台帳の取り込み

売上ダッシュボード#

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お渡し済みにした修理の金額(とキャンセル料)と、POS で売った品物(物販)が自動で集計されるので、月末の集計作業はありません。「日別」「月別」「年別」を切り替え、矢印で期間を移動します。

売上合計・件数(前期比付き)・平均単価、売上推移のグラフ(「集計表を見る」で数表)、担当者別売上、修理品目別売上が見られます。担当者は作業完了のときに選んだ作業者です。売上はお渡し済みにした日(キャンセル料はキャンセルした日)で数えます。キャンセル料なしのキャンセルは売上に入りません。返金は返金した日にマイナスで入り、件数には数えません(第10章「返金する」)。

POS で売った品物は、会計した日に、会計1回を1件として数えます。修理品目別売上には「物販」として並び、担当者別売上は会計したユーザーの名前で数えます。返品は返品した日に「物販の返品」としてマイナスで入り、件数には数えません。取り消した会計は入りません。

集計表には税込の売上・税抜・消費税が月ごと(日別なら日ごと)に並びます。「月別」で1年分を表示すれば、青色申告決算書の「月別売上(収入)金額」にそのまま書き写せます。消費税は税込の金額に含まれる額(1円未満切り捨て)です。

下の「売上帳」で、売上を1件1行のCSVで書き出せます。期間の欄には表示中の期間が最初から入っているので、そのまま「売上帳をダウンロード」を押せば、この画面と同じ期間になります。日付を直せば好きな期間で出せます。中身は次の「CSV出力」の売上帳と同じです。

CSV出力(売上帳・案件データ)#

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CSVは2種類あります。どちらもExcelでそのまま開けます。データはお店のものなので、いつでも全件を持ち出せます。

売上帳(確定申告・帳簿づけ用)

売上日(お渡しした日・キャンセル料はキャンセルした日・POS の物販は会計した日)で期間を絞り、1件1行で書き出します。数え方は売上ダッシュボードと同じなので、合計が必ず一致します。最初は1年分(1〜3月は前の年、それ以外は今年)が入っています

案件データ

受付日・ステータス・修理品目・担当・キャンセル案件を除くかで絞り込んで、修理データを書き出します。受付日で絞るので、売上の集計には使えません

売上帳の列は、売上日・区分(修理代/キャンセル料/返金/物販)・受付番号・お客様名・取引先・修理品目・修理品詳細・内容・売上(税込)・税抜・消費税・税率・支払方法・備考です。物販の行は、受付番号の列に POS の会計の番号、修理品目に「物販」(返品は「物販の返品」)、内容に品物の名前が入ります。

税が2つのお店は「消費税」の列のあとに税ごとの列(GST・PSTなど)が、英語圏のお店は「うち非課税」の列が加わります。

支払方法は、オンライン決済で払われた修理は「オンライン決済」、POS で会計した修理と物販は会計で受け取った方法(分けて受け取ったときは「現金・カード」のように並びます)、それ以外で領収書を発行した修理はそのとき選んだ支払方法が入ります(取り消した会計・領収書は数えません)。どれも無い修理は空欄です。カード払いの決済手数料は Stripe が売上から直接差し引くため、売上帳には載りません(Stripe の画面の入金の明細で確かめてください)。返金は、返金した日に区分「返金」のマイナスの行で入ります。支払方法は、カードに返したら「オンライン決済」、「現金で返した」なら「現金」、「振込などで返した」なら「振込など」で、備考にはカルテで入れたメモが入ります。売上の無い修理(キャンセル料なしでキャンセルして内金を返した、など)の返金は入りません(第10章「返金する」)。

案件データの列は、受付番号・受付日時・お客様名・電話番号・修理品目・修理品詳細・修理内容・ステータス・見積金額(下限・上限)・確定金額・担当・完了日(完成予定日)・キャンセル日時・キャンセル理由・タグ・更新日時・変更後の金額・キャンセル料・シリアル番号・置き場所です。修理品で聞く項目を足しているお店は、そのあとに項目ごとの列が続きます。

これまでの伝票・台帳の取り込みを依頼する#

Excel・CSVの台帳、ほかの修理システム(RepairDesk・RepairShoprなど)の書き出し、紙の台帳や伝票の写真を送っていただければ、運営がかわりにカルテへ取り込みます。料金はかかりません。初期設定の完了画面か、設定の「受付・案件」の「取り込みを依頼する」から開きます。

1. 1「ファイル・写真を選ぶ」を押して、送るものを選びます。Excel・CSV・PDF・写真が送れます(1つ10MBまで・1回に30個まで)。選んだものはその場で預かり、「預かりました」と出ます。選び間違えたものは「外す」で外せます
2. 2「預かり中の分だけ」「この列は使っていません」など、伝えたいことがあれば「ひとこと」に書きます
3. 3「取り込みを依頼する」を押します。依頼は相談チャットにも入るので、運営とそのままやりとりできます

取り込みが終わると、相談チャットに「終わりました」が届きます。画面の下の「これまでの依頼」でも、取り込み待ちか取り込み済みかが分かります。受付番号は新しく振り直され、元の番号はメモに「旧台帳 No.」として残ります。お渡し日がある伝票は「お渡し済み」になります。