外注受付(取引先からの修理)

取引先を登録して専用ページを渡す#

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設定の「取引先(外注受付)」で取引先名(担当者・電話・メール・メモは任意)を登録します。取引先ごとに「専用ページのリンク」ができるので、先方に渡してください。先方はログイン無しで、そのページから修理を依頼し、進捗を見て、見積もりを承認・キャンセルできます。

「リンクを再発行」すると前のリンクはすぐ使えなくなります。取引をやめた先は「アーカイブ」で受付の選択肢から外れ、専用ページも閉じます(過去の修理は残ります。「もとに戻す」で復帰できます)。

依頼を受けてカルテにする#

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取引先が専用ページから依頼すると、お知らせとサイドメニューの「外注(取引先)」に件数が付きます。品物が届いたら「外注(取引先)」を開き、箱の中身と突き合わせて、入っていた品にチェックし、品目と修理内容を入れて「チェックした依頼を受付する」を押すとカルテになります。箱に無かった品はチェックを外せば依頼のまま残ります。

取引先の品物を直接受け付けることもできます。新規受付の上の「取引先から(外注)」を選び、取引先と商品名(1行に1台)を入れ、次の画面で1台ずつ品目・修理内容・先方の管理番号を入れます。同意・サインのステップはありません。取引先の欄で「その他(名前を入力)」を選んで受け付けると、その名前で取引先が登録されます。

外注のカルテは一覧で薄い紫になり、取引先名のバッジが付きます。お客様へのLINE・メール通知は送られず、見積もりの回答は取引先の専用ページで行われます。カルテの取引先名の下にある「取引先ページ」で先方の画面を確かめられます。

お渡し(返送)したのにまだ代金を受け取っていない取引先の修理は、「外注(取引先)」の上の「未収 ○件」から開く「未収」に、取引先ごとに1行でまとまります。「取引先を開く」でその取引先の未収のカルテが古い順に並び、「まとめて請求書」で1枚の請求明細を印刷できます。入金があったら「入金を記録」で入金額・受け取り方・日付を入れて「入金を記録する」を押すと、古いカルテから順に残りが消えます(窓の中で、どのカルテがいくら消えるかが見られます)。