郵送修理

設定と、お客様に送る「お申し込みリンク」#

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設定の「予約・郵送・訪問」にある「郵送修理」で、「郵送修理を受け付ける」をONにし、送り先(お客様が荷物を送る先)・梱包や発送の注意・お客様が選べる連絡方法(LINE・メール・インスタのDM・電話など)・お客様が選べる支払い方法(銀行振込・代金引換・オンライン決済)を決めて「保存」します。送り先は一度保存するまでお客様には出ません。

支払い方法に銀行振込を入れるときは、「振込先」も入れます(入れないと受け付けをONにできません)。

保存すると「お申し込みリンク」ができます。お店ごとに1本の固定リンクなので、LINEやインスタのプロフィール、メールの定型文に貼っておけます。お客様がリンクから名前・連絡方法・返送先・修理品・症状・支払い方法を入れて同意すると、お申込番号と送り先が表示され、お店の「郵送の申し込み」とお知らせに届きます。

届いてから送り返すまで#

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1. 1荷物が届いたら、サイドメニューの「郵送の申し込み」でそのお申し込みの「受け取り確認(カルテ作成)」を押します。内容の入った受付画面が開くので、足りないところを入れて「受付を登録する」を押すとカルテになり、お客様に「届きました」が自動で届きます(LINE・メールのお客様)。同意事項はお申し込みのときに同意済みなので、サインのステップはありません
2. 2あとはふつうの修理と同じです。本見積もりを提示し(送料は明細に1行入れます)、承認をもらって修理します
3. 3作業完了にすると、お客様に「修理完了とお支払いのご案内」が届きます。お客様が支払い方法をまだ選んでいなければ、ここで選びます。オンライン決済のお客様には、カードで受け取る登録(第10章「代金をカードで受け取る」)をしていれば何もしなくてよく、お客様ページに「カードで支払う」が出ます。登録していないお店は、「作業完了にする」の欄に金額に合わせた支払いページ(Square・PayPayなど)のリンクを貼ります
4. 4お客様が振り込む(または支払いリンクで支払う)と、「支払いました(お店に知らせる)」でお店に連絡が来ます。入金を確かめて、カルテの「入金を確認した」を押すと「発送待ち」になります。カードで払われたときは確かめる必要がなく、自動で発送待ちになります。代金引換は選ばれた時点で発送待ちになります
5. 5運送会社と追跡番号を入れて「発送した」を押すと「発送済み」になり、お客様に追跡番号(ヤマト・佐川・日本郵便などは配送状況のリンクも)が届きます(LINE・メールのお客様)。点検チェックリストで止めている表が終わっていないと「発送した」は押せません(第6章)

「入金を確認した」を押すと、その額が入金としてカルテの「お支払い」に残ります。発送したのにまだ受け取っていない分があると、「郵送の申し込み」の上に「未収 ○件」の帯が出ます。押すと「未収」が開き、1件ずつ「入金を記録」で受け取った金額・受け取り方・日付を入れて「入金を記録する」を押すと、一覧から消えます。POS を使うお店は、POS の右上の「未収」からも開けます。

完了のあとでお客様がオンライン決済を選んだときは、カルテの「支払いリンクを送る」から支払いページのリンクを送ります。

郵送のカルテでは、状態の名前が「作業完了(お支払い待ち)」「発送待ち」「発送済み」と表示されます(キャンセルした修理は「キャンセル(お支払い待ち)」。キャンセル料が0円のときや、内金で全額を受け取っているときは「作業完了(未連絡)」のままです)。お客様に案内する金額と「入金を確認した」の金額は、内金を受け取っていればそれを差し引いた残りです(同時受付は合計)。一覧には「郵送」のバッジ、お客様が支払いの連絡をすると「支払い連絡あり」のバッジが付きます。お客様が支払いの連絡をしただけでは状態は進みません。必ずお店で入金を確かめてから「入金を確認した」を押してください。

お申し込みリンクを使わずに受け付けるときは、新規受付のいちばん上の受け方で「郵送」を選び、返送先の住所と支払い方法(「まだ決めない(完了後にお客様が選ぶ)」も選べます)を入れます。同意・サインのステップはありません。

荷物が届かなかったお申し込みは、「郵送の申し込み」の「一覧から外す」で外せます。お客様には何も送られません。