修理を受け付ける

STEP 1: 受付内容を入力する#

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お客様名・電話番号(必須)

電話番号がお客様の「台帳番号」の役目をします。2回目以降のお客様は電話番号を入れると候補が出て、押すと名前が入ります(修理品が1点のときは、前回の種類・機種も入ります)。メールアドレスを登録済みのお客様は、電話番号を入れるとアドレスも自動で入ります。携帯番号などはハイフンが自動で入ります

メールアドレス(任意・スタンダード以上)

登録すると、見積もりや完了のご連絡がメールで届きます。LINEを使わないお客様にはここを入れてください

＋ 電話番号を追加

自宅やご家族など、ふだん使わない連絡先を足せます。台帳はメインの電話番号でまとまります

修理品の種類(必須)・機種・詳細

種類は選ぶだけ。機種や詳細は分かる範囲で

写真(任意・プロプラン)

預かった品物や、書き終えた紙のメモを撮って付けます(修理品ごとに6枚まで)。写真を押すと大きく開き、指で矢印や寸法を書き込めます。「元に戻す」で1本ずつ消せ、「保存」で書き込んだ写真に差し替わります。写真があれば「修理内容」は空のままでも受け付けられます。お店の記録なので、お客様には見えません

シリアル番号(任意・設定でオンのお店だけ)

番号を3文字以上入れると、同じ番号で前に来た品物が候補に出ます。選ぶと空いている欄(お客様名・電話番号・メールアドレス・種類・機種)だけが埋まります。くわしくは「シリアル番号で同じ品物の修理をまとめる」

お客様で聞く項目

設定で足した項目は、電話番号の下(メールアドレスの上)に出ます。前に来たお客様の電話番号を入れると、前の値が入ります(足していなければ何も出ません)

修理品で聞く項目

設定で足した項目は、修理品の種類を選ぶと「機種・詳細」の下に出ます(足していなければ何も出ません)

修理内容(必須。写真があれば任意)

テンプレートのボタンを押すと定型文が入ります。細かい症状は続けて書き足します。「どこを何cm」のような絵で伝える内容は、文字にせず写真に書き込んで構いません

見積もり(修理内容のタブ)

その場で金額を決めて、お客様の了承をもらったときに使います。作業ごとに金額を入れ(テンプレートのボタンも使えます)、金額の無い説明は「補足」に書きます。作業の名前と補足がそのまま修理内容になります。受け付けると本見積もりが確定・承認済みになり、「修理中」から始まります(お客様に見積もりの連絡は送りません)。STEP 2 の画面のいちばん上に金額が出て、お客様のサインがその金額の了承になります。次の受付は、最後に選んだタブで開きます。郵送と取引先からの受付にはありません

ご希望の期限・お急ぎ(任意)

入れておくと、期限が近づいたときに一覧の行が色で知らせます

概算見積もり・見積もり設定(任意)

その場で概算を伝えた場合に記録します。「キャンセル費用有」と「見積もり確認は不要(おまかせ)」もここで選べます。おまかせにすると、本見積もりの金額を確定した時点でお客様の承認を待たずに修理中へ進み、見積もりの通知も送りません

＋ 修理品を追加

同じお客様が複数お持ち込みなら、何点でもまとめて受け付けられます(「同時受付」として互いにリンクされます)

入力が終わったら「同意・サインへ進む →」を押します。

STEP 2: 同意とサイン#

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画面をお客様に向けて、「お預かりに関する同意事項」を確認していただき、「上記の内容に同意します」にチェックを入れていただきます。文面は設定の「受付・案件」で変えられます。

「ここを押してサインを入力」を押すと、サイン用の画面が全体に開きます。お客様に指(またはマウス)でサインしていただき、「決定」を押します。iPadなら、そのまま画面を差し出すだけです。紙の伝票にサインをもらう運用なら、「紙の伝票にサインをもらう(この場では入力しない)」にチェックを入れれば入力を省略できます。

「受付を登録する」を押すと受付完了です。カルテが1枚できて、受付番号が発行されます。サインは受付データと一緒に保存され、あとからカルテでいつでも確認できます。受付の登録そのものでは、お客様への連絡は送られません。

完了画面には「詳細・編集」「お預かり伝票を印刷」「続けて受付する」「修理一覧へ」が並びます。複数点の受付では「まとめて伝票を発行」も出ます。

お預かり伝票(控え)を印刷する#

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受付直後の画面かカルテの「お預かり伝票を印刷」を押すと、お客様控えと店舗控えが出ます。何が載るかは紙の形によって違います(下の一覧。QRコードはスタンダード以上)。

紙の形は4つから選べます。初めは「預り証＋作業票」(A4の2枚。1枚目がお客様に渡す預り証、2枚目がお店の作業票)です。ほかに「修理受付票」(A4の1枚。上が店舗控え、下がお客様控え)、「2枚複写風」(A4を上下に分けたA5の2枚。上がお客様控え、下が店舗控え)、「タグ（横長）」(お客様控えと店舗控えを横に並べた1枚)があります。お店でいつも使う形は、設定の「受付・案件」→「お預かり伝票の形」で紙の見本を見て選びます。印刷の窓の上のボタンで、その1回だけ別の形にもできます。

預り証＋作業票

1枚目の「修理お預かり証」(お客様控え)に、受付内容・同意事項の全文・お客様のサイン・QRコードと、「お受け取りのご案内」、手書きで使う「お店からのメモ」の欄が載ります。2枚目の「作業票」(店舗控え)には、受付内容と置き場所・点検・作業の記録・使った部品・作業とお渡しの記入欄が載り、いちばん下を切り取ると品物に付ける札になります

修理受付票

上の店舗控えに、受付内容・お預かり時の状態・作業とお渡しの記入欄・同意事項の全文・お客様のサインが載ります。キリトリ線の下がお客様控え(QRコード付き)です

2枚複写風

上のお客様控えに受付内容・お店の連絡先・QRコード、下の店舗控えに受付内容と置き場所・作業メモの欄・お客様のサインが載ります。同意事項の全文は載りません

タグ（横長）

お客様控えに受付内容・お店の情報・同意事項の全文、店舗控え(修理品に付けておく荷札)に受付内容(修理品で聞く項目は全部)とサインが載ります

ふつうのプリンター(A4)

「印刷（A4）」を押すと、その場で印刷の画面が出ます(iPad は新しいタブに PDF が開くので、共有 → プリントで印刷します)。2枚の形も、1回の印刷でまとめて出ます。紙はA4です(アメリカ・カナダのお店はレター用紙)。複数点の「まとめて伝票を発行」では、1点ずつ別のページに印刷します。タグ（横長）の形では、ボタンは「印刷（A4・1枚にまとめて印刷）」(mPOPを使うお店では「通常のプリンターで印刷（A4・1枚にまとめて印刷）」)で、お客様控えと店舗控えが1枚に並び、まとめて発行したときはお客様控えだけ全点を1枚にします

レシートプリンター(mPOP)

設定の「レシートプリンター(サーマル)」で Star mPOP を選んでONにしたお店だけ。印刷の窓の上で「mPOP」を選び、「お客様控えを印刷」→「続けて店舗控えを印刷」の順に1枚ずつ印刷します。iPadに無料アプリ「Star PassPRNT」が入っていて、mPOPとつながっていることが必要です

レシートプリンター(80mm・パソコン)

設定の「レシートプリンター(サーマル)」で 80mm の機種を選んでONにしたお店だけ。印刷の窓の上で「80mm」を選んで印刷すると、お客様控えと店舗控えが幅80mmの紙に1枚ずつ出ます(紙の長さは中身に合わせます)。パソコンにつないで、プリンターのドライバーを入れたレシートプリンター(MUNBYN など)で使えます。印刷の画面では、用紙を80mm、倍率を100%にします

お客様控えにはQRコードが付きます(スタンダード以上)。LINE連携を設定したお店では、お客様がこのQRを読み取るとお店のLINEと友だちになり、以後の見積もり・完了のご連絡がLINEに自動で届きます。LINE連携をしていないお店では、QRから状況確認ページが開き、お客様がメールアドレスを入れて、届いた確認メールのリンクを開いて「登録する」を押すと、以後のご連絡がメールで自動で届きます(リンクは7日間有効。登録したアドレスの変更はお店で行います)。「よろしければこちらから進み具合をご覧いただけます」とひと言添えてお渡しください。QRを読まなかったお客様も、お店の状況確認ページで電話番号を入れれば進み具合を見られます(受付のときと同じ番号で)。

内金を受け取る#

修理代の一部を先に受け取ったとき(内金・前金)は、記録しておくと、カルテ・お客様ページ・お客様控え・修理完了伝票に「内金」と「お受け取りのときの残り」が出ます。

1. 1受付画面の「＋ 内金を受け取った」を開き、金額と受け取り方(現金・クレジットカード・電子マネーなど・銀行振込)を入れます。修理品が2件以上のときは、1件目の修理に付きます
2. 2あとから受け取ったときは、カルテの「料金・お支払い」を開いて「入金を記録」から足します(何回でも。前の日に受け取った分は日付を直します)

残り

本見積もりで金額が決まると「請求額 − 内金」で出ます。お客様ページのカード払いも、残りの額だけを請求します

売上帳

内金は売上には入りません。売上は今までどおり、お渡し済みにした日に全額で入ります

修理をやめたとき

「料金・お支払い」の「返金する」で、内金を返したことを記録します(お渡し前でも記録できます。オーナーだけ)

打ち間違えたとき

内金の行の「取り消す」で記録を消せます(オーナーだけ)

郵送・取引先

郵送の「入金を確認した」を押すと、その額が入金として残ります。郵送・取引先のカルテは、お渡し(発送)のあとに残りがあると「未収」に出ます(POS の右上・外注(取引先)・郵送の申し込みの画面から開けます)。未収の一覧の「入金を記録」で受け取った額を入れると消えます(第14章・第15章)

取引先のまとめ請求

未収で取引先を開くと「まとめて請求書」(A4 のご請求明細)を出せます。入金が来たら「入金を記録」に額を入れると、古いカルテから順に残りが消えます(どのカルテがいくら消えるかが、その場で出ます)

お会計

POS のお会計では、前に受け取った内金・入金・カード払いが合計の下にマイナスで並び、残りだけを会計します

再修理を受け付ける#

お渡しした修理品が、同じところの不具合などでまた戻ってきたときは、元の修理のカルテから受け付けます。お客様と品物が入った受付画面が開き、元の修理とつながったカルテができます。

1. 1元の修理のカルテを開き、「再修理を受け付ける」を押します(お渡し済みの修理だけに出ます)。お客様・品物と、元の修理の「修理品で聞く項目」の値・メールアドレスが入った受付画面が開きます
2. 2「保証の内」か「保証の外」を選び、理由を入れます
3. 3修理内容を入れて、いつもの受付と同じように登録します

保証の内

お店の負担で直すとき。「見積もり確認は不要(おまかせ)」に最初からチェックが入り、お客様に見積もりの承認をお願いせずに進められます(外すこともできます)

保証の外

料金をいただくとき。見積もりはいつもの受付と同じです

元の修理とのつながり

新しいカルテには「再修理・保証の内(外)」と元の修理へのリンク・理由が、元の修理のカルテには「再修理：」とリンクが出ます。進捗タイムラインにも両方に1行ずつ残ります

持ち込みの予約から受け付ける#

お客様に、修理品を持ってくる日時を先に予約してもらえます。お客様は名前・電話番号・品物・症状と来店の日時を送るだけで、お店では予約の内容が入った受付画面からそのまま受け付けられます。電話で日程を決める手間と、受付での聞き取りが減ります。

1. 1設定の「予約・郵送・訪問」で「来店予約」を開き、「修理前の持ち込み予約を受け付ける」にチェックを入れて「保存」を押します
2. 2チェックの下に出るリンクを「コピー」して、LINE・インスタのDM・メール・お店のサイトでお客様に知らせます(「開く」でお客様に見える画面を確かめられます)。郵送修理と同じリンクで、郵送修理もしているお店では、お客様が「お店に持って行く」か「宅配便で送る」かを選びます
3. 3予約が入るとお知らせに届き、サイドメニューの「来店予約」に、受け取りの予約と一緒に日ごとに並びます(緑の「持ち込み」の印)
4. 4来店の日になると、その行に「受付する」が出ます。押すと予約の内容が入った新規受付の画面が開くので、お品物を確かめて足りないところを入れ、同意とサインをもらって登録します

日時の選び方

受け取りの予約と同じ設定です。受け付けない曜日・休業日のカレンダー・時間の選び方・同じ枠の上限は共通で、上限は受け取りと持ち込みを合わせて数えます。カレンダーには日ごとに「持」(持ち込み)と「受」(受け取り)の件数が出ます

お客様の控え

予約のあとに、日時・予約番号・お店の住所が出ます。メールアドレスを入れたお客様には同じ内容がメールでも届きます。お客様はこの画面から予約を取り消せます(お店のお知らせに届きます)。日時を変えるときは、取り消して予約し直してもらいます

来なかったとき

予定日を過ぎた予約は、来店予約の画面のいちばん上に赤い行で出ます。来られなかった場合は「⋯」から「一覧から外す(来なかった)」を押します(お客様には何も送られません)。「⋯」では症状の全文と連絡先も見られ、電話もかけられます

休業にした日

予約が入っている日を来店予約のカレンダーで休業にすると、持ち込みの予約も取り消され、LINE・メールでお客様にお知らせが届きます

電話で受けた予約

来店予約の画面の右上「＋ 予約を入れる」から、お店が入れられます。日時・お名前・電話番号・品物・症状(任意)を入れて「予約を入れる」を押すと、お客様の予約と同じ予定表に並び、来店の日に「受付する」から受け付けられます。お客様へは何も送られません。「修理前の持ち込み予約を受け付ける」がオフでも入れられ、同じ枠の上限でも止まりません。「⋯」に「お店で入力」と出ます

訪問修理(お客様のところへ行って直す)#

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ピアノの調律や出張修理のように、お客様のところへ行って直す仕事を受け付けます。電話では訪問の予定だけを入れ、着いたら予定から受付して、その場で見積もりとサインをもらいます。直し終わったら、作業完了とお渡しを1回で済ませます。住所を手帳に書き写す手間・地図アプリへの打ち直し・現場での手書きの見積書と同意書・帰ってからの入力し直しが減ります。

1. 1設定の「予約・郵送・訪問」で「訪問修理」を開き、「訪問修理を受け付ける」にチェックを入れて「保存」を押します。出張費を入れておくと、現場の受付の見積もりに最初から1行入ります。サイドメニューに「訪問」が出ます
2. 2電話を受けたら「新規受付」を開き、いちばん上の受け方で「訪問」を選びます。お客様・品物と聞いた内容・訪問先・訪問日を入れて「訪問の予定を入れる」を押します。この時点ではカルテは作りません。日時が決まっていなければ「日時はまだ決まっていない」にチェックを入れます
3. 3予定は、サイドメニューの「訪問」の予定表に並びます。いちばん上の「次の訪問」に今日の次の予定が出て、「地図」「電話」を押すと地図アプリと電話がそのまま開きます
4. 4着いたら「受付する」を押します。聞いた内容と出張費が見積もりのタブに入った新規受付の画面が開くので、その場で作業と金額を決め、「訪問修理に関する同意事項」を確かめてもらってサインをもらい、登録します。カルテは「修理中」から始まります
5. 5直し終わったら、カルテの「作業完了・お渡し」を押します。作業完了とお渡し済みが1回で進みます。目の前でお渡しするので、完了のお知らせは送りません

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訪問のページ

いちばん上の左が「作業中」(現場で受付して、まだお渡ししていない修理。押すとそのカルテが開きます)、右が「次の訪問」です。その下に月曜から日曜までの予定表があり、担当ごとに左の線の色が変わり、「次」「作業中」「続き」「済み」の印が付きます。予定を押すと、受付・地図・電話・日時の変更・取り消しができる窓が開きます。予定日を過ぎても受付していない予定と、日時が未定の予定は、予定表の下に並びます

受付できる日

「受付する」は、訪問の日になると押せます(先の予定で押し間違えないため)

その場で終わらないとき

カルテの「作業完了・お渡し」の下にある「持ち帰る」を押すと、品物をお店で預かる修理(作業完了 → ご連絡 → お渡し)に切り替わります。「もう一度訪問する」で次の訪問の日時を入れると、訪問のページに「続き」の印で並びます

続きの訪問が済んだら

お渡し済みにすると、そのカルテの今日までの訪問は自動で済みになります。お渡しせずに終わった訪問は、予定を押して「この訪問を済みにする」を押します

お客様の控え

カルテの訪問の欄にある「お客様ページのQRを見せる」をお客様のスマホのカメラで読んでもらうと、作業の内容と金額がお客様のスマホに残ります(紙の控えの代わり)

訪問先と担当

2回目からのお客様は、電話番号を入れると前回の訪問先が入ります。スタッフが2人以上のお店では、予定に担当を入れられます

在庫修理(仕入れた品物を直して売る)#

壊れた品物を仕入れて、手持ちの部品で直して売るお店のための受け方です(全プラン)。お客様名や電話番号のダミーを入れる手間・見積もりと承認の操作・直したあとに商品の画面でもう一度登録する手間・1台ごとの原価を手で足す手間が減ります。

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1. 1設定の「予約・郵送・訪問」で「在庫修理」を開き、「新規受付で「在庫修理」を使う」をオンにします
2. 2「新規受付」のいちばん上の受け方で「在庫修理」を選びます。お客様の欄・同意・サインは出ません。品目・機種・修理内容に加えて、仕入れ値と仕入れ先(任意)を入れて「受付を登録する」を押します。カルテは「修理中」から始まり、お客様名の欄には「在庫修理」と入ります
3. 3直すのに使った部品は、カルテの「使った部品・作業」で在庫の商品から選んで保存します(名前の一部を打つと候補が出ます)。部品の仕入値が、その品物の原価に足されます
4. 4直し終わったら、カルテの「作業完了して商品にする」を押します。売値はここで入れても、あとで商品の画面で入れてもかまいません(設定で売値の目安を決めておくと、最初から入っています)。使った部品が在庫から引かれ、その品物が在庫1の商品(分類は設定の「商品の分類」、空なら品目)になって、レジ(POS)で売れるようになります

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原価

仕入れ値と、使った部品の仕入値の合計です。商品の仕入値に入ります。仕入値を入れていない部品は原価に入りません(カルテにその数が出ます)

売れたら

レジで売ると、カルテの在庫の欄に売れた日・売値・利益(売値 − 原価)が出ます

売上の数え方

売上は商品をレジで売ったときに物販として入ります。在庫修理のカルテそのものは、売上帳・売上ダッシュボード・未収に数えません(二重に数えないため)

名前が同じとき

同じ機種を2台直したときなど、商品の名前がもう台帳にあれば、受付番号を付けて別の商品にします

設定でできること

設定の「在庫修理」で、3つを決めておけます。「売値の目安」に 2.5 のように原価の何倍かを入れると、「作業完了して商品にする」の売値の欄に原価 × その数の額(100円単位で切り上げ)が最初から入ります。「商品の分類」を入れると、商品にしたときの分類がそれになります(空なら品目)。「よく使う仕入れ先」を1行に1つ入れると、受付の仕入れ先の欄の下にボタンで出ます

お客様で聞く項目を足す#

会社名・誕生日など、お客様ごとに残しておきたいことを入力欄として足せます。値はお客様1人に1つで、次に同じお客様が来たときは前の値が最初から入っています。修理のたびに聞き直さなくて済みます。

1. 1設定の「受付・案件」で「お客様で聞く項目」を開きます
2. 2「項目の名前」を入れ、形式(文字・数字・選択・日付)を選びます
3. 3必要なら「必須にする」「お客様に見せる」にチェックを入れて、「項目を足す」を押します

受付

店頭・郵送・訪問の受付で、お客様の欄(電話番号の下)に出ます。前に来たお客様の電話番号を入れると、空の欄に前の値が入ります。空のまま受け付けても、入っている値は消えません

お客様のページ

顧客管理のお客様のページか、カルテの「修理情報を編集」で値を編集できます(空にすると消えます)。カルテではお客様の名前の下に「名前：値」で並びます

お客様に見せる

チェックした項目だけ、お客様控え・お見積書・修理完了伝票・お客様ページにも出ます

CSV

案件のCSVには、修理品で聞く項目の後ろに項目ごとに1列ずつ足されます

右の見本

ページの右に新規受付の見本が出ます。足している途中の項目は色付きで出るので、受付でどう見えるかを確かめながら足せます(狭い画面では下に出ます)

削除

使ったことのある項目を削除すると受付に出なくなり、入力済みの値はお客様のページに残ります。下の「削除した項目」から「受付に戻す」で戻せます。一度も使っていない項目はそのまま消えます

修理品で聞く項目を足す#

受付のたびに聞いていること(弦の太さ・チューニング・学校の管理番号など)を、入力欄として足せます。「機種・詳細」の1行に毎回書き込む代わりに、選ぶだけ・入れるだけになります。

1. 1設定の「受付・案件」で「修理品で聞く項目」を開きます
2. 2「項目の名前」を入れ、形式(文字・数字・選択・日付)を選びます。選択なら選択肢を1行に1つ、数字なら単位(mmなど)も入れられます。「例から入れる：」の横に並ぶ例(業種に合わせたもの)を押すと、名前・形式・選択肢がまとめて入ります
3. 3「出す品目」を選びます。「弦の太さ」はギターとベースだけ、のように品目ごとに出し分けられます
4. 4必要なら「必須にする」「お客様に見せる」にチェックを入れて、「項目を足す」を押します

受付

修理品の種類を選ぶと、その品目の項目が「機種・詳細」の下に出ます。必須の項目は、空のままでは次へ進めません

カルテ

品物名の下に「名前：値」で並びます。「修理情報を編集」から直せます(ここでは必須でも止めません)

お客様に見せる

チェックした項目だけ、お客様控え・修理完了伝票・お客様ページにも出ます。店舗控えとカルテには全部出ます

一覧の検索・CSV

修理一覧の検索は項目の値にも当たります。案件のCSVには項目ごとに1列ずつ足されます(数字の単位は見出しに付きます)

右の見本

ページの右に新規受付の見本が出ます。足している途中の項目は色付きで出て、見本の「修理品の種類」を選び替えると、その品目に出る項目に変わります(狭い画面では下に出ます)

名前を変える・削除する

名前や選択肢は「編集」で変えられ、入力済みの値は消えません(形式だけはあとから変えられません)。使わなくなった項目は「削除」で受付に出なくなります。入力済みの値はカルテとCSVに残り、下の「削除した項目」から「受付に戻す」で戻せます

シリアル番号で同じ品物の修理をまとめる#

楽器・スマートフォン・自転車のように番号のある品物は、受付でシリアル番号を1つ入れるだけで、同じ品物の修理が1つにまとまります。「この楽器、前に何を直したっけ」を電話番号や記憶で探さなくて済みます。品物を先に登録する画面はありません。お客様が電話番号でまとまるのと同じで、番号の入った修理が1件でもあれば品物のページができます。

1. 1設定の「受付・案件」で「シリアル番号」を開き、「受付でシリアル番号を聞く」のスイッチを押してオンにします(押した時点で保存されます)
2. 2受付の修理品に「シリアル番号(任意)」の欄が出ます。番号を入れている途中に、同じ番号で前に来た品物が候補に出るので、同じ品物なら選びます
3. 3候補を選ぶと、空いている欄(お客様名・電話番号・種類・機種)だけが埋まります。入力済みの欄は変わりません

番号の数え方

空白・ハイフン・大文字小文字・全角半角の違いは無視して同じ品物とみなします(「sn 12-345」と「SN12345」は同じ)。表記はお店が打ったまま残ります

カルテ

品物の下に「S/N 番号」と「この品物のほかの修理 ○件」が出ます。番号を押すと品物のページが開きます。「修理情報を編集」で番号を直せます

品物のページ

持ち主(お客様)・修理回数・最終来店日・累計売上と、この品物のメモ(仕様や注意点)、受付で聞いた項目の最新の値、修理の履歴が1枚にまとまります。メモは欄をそのまま書き直して「メモを保存」を押します

顧客管理の「品物」

番号の入った修理が1件でもあると、顧客管理の上に「お客様／品物」の切り替えが出ます。「品物」にすると、番号の付いた品物が最終来店の新しい順に並び、番号・品物・お客様名で探せます。お客様ページにも、そのお客様の品物が並びます

検索・控え・CSV

修理一覧の検索は番号でも当たります。お客様控え・荷札・お客様ページにも「(S/N 番号)」が付き、案件のCSVに「シリアル番号」の列が足されます

再修理・取り込み

再修理の受付には元の修理の番号が入ります。台帳の取り込みで「シリアル」の列があれば、番号の欄に入ります